Atualizações de Versões do Arquivo Digital Bizdocs
Conheça todas as atualizações, do seu Arquivo Digital Bizdocs, num abrir e fechar de olhos.
Hoje vai… Aumentar a produtividade, evitar perder tempo, reduzir custos e ser mais eficiente.
Release 14.03.2022
PORTAL
Novos Filtros de Pesquisa
- Aumente a rapidez com a qual encontra um documento, através da combinação de filtros.
Ex: Encontrar todos os documentos enviados via Mobile com QR-Code, adicionando um texto livre. - Foram adicionados 12 novos critérios de pesquisa na barra de pesquisa.
Destacamos os filtros QR-Code, que possibilitam filtrar todos os documentos com QR-Codes Contabilísticos tornando, assim, o processo mais rápido.
Ação “Etiquetas” (Tags)
- Possibilidade de adicionar Etiquetas aos documentos para agilizar a organização documental e processamento dos documentos.
- Privadas (visíveis por mim);
- Partilhadas (visíveis para utilizadores da mesma Empresa);
- Públicas (visíveis por todos os utilizadores com acesso à empresa – tanto Gab. de Contabilidade como Cliente).
Ação “Classificar”
- Classifique os seus documentos tendo em conta o diário, para uma melhor organização de documentos nas pastas “Inbox”, “Em Processamento” e “Por Lançar”.
- Corrija eventuais erros de pré-classificação do diário aquando o envio de documentos para Contabilização.
Novos Ícones com a Informação do Estado do Documento
- De forma a melhorar a experiência do utilizador, implementámos novos ícones, para identificar facilmente o estado do documento sem ter de aplicar os filtros para distinguir os estados diferentes.
Release 15.11.2021
PORTAL
Organização do Arquivo de Acordo com o Lançamento Contabilístico
- Dentro do Arquivo Documental, na pasta de “Contabilidade, vamos proceder à organização inteligente dos documentos contabilizados, de acordo com o diário indicado no lançamento contabilístico.
- Exemplo: Ao efetuar um novo lançamento contabilístico de um documento (aceder ao “Arquivo > Contabilidade”) é possível constatar a existência do diário (ex: “1 – Compras”) onde podemos visualizar todos os documentos contabilizados, deste diário em específico.
- Documento contabilizado com o Id Movimento Contabilístico (“2021-10-01 1 123”)
- Diário – Código (“1 – Compras”)
- O documento fica disponibilizado no Arquivo Digital Bizdocs ( “Arquivo > Contabilidade > 1-Compras > 2021 > Outubro”)
- A reorganização de documentos já contabilizados ou seja, o “histórico”, vai ocorrer durante a contabilização de novos documentos. Durante este processo e temporariamente, alguns documentos vão ficar numa pasta “Arquivo > Contabilidade > Outros”, até que os respetivos diários sejam consolidados. Esta reorganização, ficará concluída quando for contabilizado pelo menos 1 documento por cada diário existente. Quando todos os documentos estiverem organizados, a pasta temporária “Outros” será omitida.
Permissões de Criação de Pastas e Tipos de Documentos
- No “Arquivo” e “Arquivo Empresas”, foram revistas as permissões de criação de pastas e tipos de documentos, para cada perfil de utilizadores do gabinete de contabilidade:
- Administrador – Tem privilégios para executar a operação;
- Contabilista – Tem privilégios para executar a operação nas empresas que tem acesso;
- Colaborador – Não tem privilégios para executar a operação.
- Por motivos de organização do arquivo legal, qualquer nome inserido no momento da criação de pastas ou de tipos de documentos, passará a ser validado de forma a que não sejam utilizados nomes reservados ou já existentes.
- Ex: Tipo de documento “Fatura”;
- Ex: Diário “Compras”.
Novos métodos de partilha de documentos por email
A partilha de documentos por email passa a disponibilizar novos métodos de o fazer:
- Ligação Segura – Partilha do link do documento no Arquivo Digital (requer autenticação);
- Ligação Temporária – Partilha do link público do documento (não requer autenticação), disponível temporariamente durante 10 dias e por 10 downloads;
- Documento Anexo – Partilha do documento como anexo no email.
Release 27.08.2021
PORTAL
Nova funcionalidade no envio de documentos para contabilização
- A organização dos documentos é fundamental para que o processo de contabilização seja rápido e assertivo. Introduzimos duas novas funcionalidades:
- O Bizdocs vai sugerir de forma automática o mês de contabilização
- e o respetivo diário de lançamento.
- Esta funcionalidade está disponível na opção de enviar para contabilização, no menu de ações dos documentos desde a Inbox.
Novas ações para enviar documentos para contabilização
- Disponibilizámos duas novas formas de enviar os documentos para contabilização para que possa processar os documentos mais rapidamente. Opte por:
- enviar em lote todos os documentos aceitando a sugestão inteligente de organização (mês, diário)
- ou confirme a sugestão inteligente para cada documento.
- As novas ações (“Enviar Todos”, “Confirmar Documentos”) estão disponíveis na opção de enviar para contabilização, no menu de ações dos documentos desde a Inbox.
Novos filtros na Inbox
- Estamos a melhorar constantemente a experiência de utilização. Nesse sentido, introduzimos novos filtros para que possa de forma ainda mais fácil e rápida organizar os documentos.
Release 01.07.2021
PORTAL
Nova página de inicio de sessão no Portal
- Melhoramos o design e a experiência de utilização na página de inicio de sessão do portal, apresentando um aspeto mais moderno e intuitivo.
Novo comportamento das listas “Em Processamento”, “Por Lançar”, “Contabilizados”
- A experiência de utilização foi otimizada. A seleção e visualização dos documentos será feita na mesma página, tornando mais intuitivo e rápido o acesso aos documentos. Introduziram-se dois separadores (Lista, Detalhes) para possibilitar o acesso rápido aos detalhes dos documentos a contabilizar. Passa a poder selecionar vários documentos e no separador Detalhes visualizar a informação correspondente a cada documento (ex: Lançamento Manual ou Validação Metadados).
- A nova vista passa a disponibilizar o visualizador do documento.
- Filtros para organizar a lista de documento da forma mais conveniente (Empresa, Data, Tipologia, Estado documento).
- Novo botão de ordenação para que possa escolher a ordem pela qual os documentos são apresentados na lista.
- O foco dos documentos selecionados será mantido para ajudar o utilizador na sua organização.
Partilha de documentos via WhatsApp
- Adicionado na ações de partilha dos documentos o canal (WhatsApp Web), esta ação possibilita partilhar direta e rapidamente os links para os documentos entre utilizadores. Qualquer dúvida sobre os documentos passa a contar com este método para acelerar toda a comunicação entre utilizadores.
Novo filtro do diário do documento na Pesquisa Geral
- Adicionado o filtro da tipologia dos documentos (ex: compras, vendas) na pesquisa geral para possibilitar encontrar os documentos por este critério.
Disponibilização da informação do número de paginas de um documento nas listas dos documentos
- Nas listas dos documentos passa a ser disponibilizado o número de paginas do documento para que possa controlar, separar e organizar os seus documentos de forma mais rápida.
Tamanho máximo dos documentos
- A partir de 01/08/2021, por questões de segurança e de forma a serem seguidas as boas-praticas de utilização, o carregamento de documentos no Portal está limitado a um máximo de 10Mb por documento e com os formatos (pdf, jpg, png, zip).
Release 24.05.2021
PORTAL
Novo comportamento dos lançamentos manuais – sincronização automática com o Sage for Accountants
- O processo de contabilização manual consiste em ligar manualmente o documento no arquivo digital ao respetivo lançamento contabilístico no Sage.
- Atualmente, a partir do Arquivo Digital, o contabilista pode copiar o link do documento e associar o mesmo no Sage for Accountants. Após essa associação o Sage comunica automaticamente ao Bizdocs o identificador único do movimento. Dado que a comunicação entre os sistemas é feita automaticamente, desabilitou-se a introdução manual do identificador único do movimento, otimizando-se desta forma o tempo de realização desta tarefa e eventuais erros humanos.
Edição de pastas estruturantes do arquivo digital
- Dada a diversidade de documentos que são enviados pelas empresas para o contabilista, é imperativo que o contabilista tenha uma estrutura de pastas definidas por ele, para que este possa arquivar os respetivos documentos;
- Consideram-se pastas estruturantes todas as pastas que são criadas de acordo com os diários (Compras, Vendas, etc…).
Ação de partilha documentos – melhoria da experiencia de utilização (adicionar emails)
- De forma a melhorarmos a experiencia de utilização e eventuais erros com os formatos dos emails, adicionamos novos controladores mais intuitivos. Ao partilhar um documento pode adicionar uma breve mensagem e adicionar os destinatários, o formato do email será validado ficando a verde ou vermelho respetivamente.
Alteração da localização do botão “Eliminar” na vista de documentos “Por Lançar”
- Nas vistas de documentos “Por Lançar” (Contabilizados, Validação) foi removido o botão de “Eliminar” documento da vista principal, encontra-se disponível no menu de ações dos documentos.
Novo botão “Cancelar” nas ações sobre documentos
- De forma a mitigar erros acidentais nas ações especificas sobre um documento (separar, juntar, enviar contabilização, etc…), esta disponível um novo botão de cancelar para o utilizador cancelar a ação de forma intuitiva.
Nova página de detalhe e controlo das subscrições
- Melhoramos a forma de acompanhar com detalhe as suas subscrições.
- Demos um especial destaque ao pacote dos lançamentos automáticos, agora pode acompanhar de forma simples o detalhe deste pacote.
- Ao subscrever um pacote de lançamentos automáticos, irá surgir no menu inicial, na primeira caixa de métricas a informação que os lançamentos automáticos estão ativos. Quando forem consumidos esta indicação (Ativo) deixa de ser apresentada. Pode acompanhar os detalhes de consumo no menu de Configurações > Subscrições.
Mensagens informativas sobre o estado da sua conta
- Introduzimos novas mensagens informativas com informação relevante sobre o estado da sua conta quando por algum motivo for alterada.
Release 04.05.2021
PORTAL
Nova ação “Arquivar” Documentos não Fiscalmente Relevantes
- Dada a diversidade de documentos que são enviados pelas empresas para o contabilista, passa a ser possível, em qualquer momento, o contabilista arquivar o documento numa respetiva pasta da empresa. Esta opção visa melhorar a organização do arquivo digital das empresas, e acelerar todo o processo de arquivo;
- Esta opção está disponível no menu de ações dos documentos.
Inbox – Adicionadas novas Funcionalidades
- Os documentos ao serem carregados no Bizdocs são automaticamente alvo de processo de transformação digital (OCR), tornado o documento totalmente pesquisável. Durante este processo poderá visualizar o documento, sendo necessário aguardar apenas uns breves momentos enquanto o processo se conclui para que as ações sobre o documento fiquem disponíveis para que possa prosseguir corretamente e com toda a informação o respetivo processo de contabilização;
- Ao efetuar um carregamento do documento, surge uma label a indicar que o documento está a ser processado, neste momento o menu de ações dos documentos está bloqueado.
Inbox – Removida a Indicação do Tipo de Documento (Temporariamente)
- Estamos a evoluir os nossos algoritmos para que a informação do tipo de documento possa ser mais assertiva. Decidimos então desta forma remover temporariamente esta informação.
Inbox Partilhada entre a Empresa e o Contabilista
- Passa a ser possível a empresa partilhar a sua Inbox com o seu contabilista, passando desta forma o contabilista a poder consultar diretamente na sua conta as Inboxes partilhadas pelas empresas e deste modo realizar todas as ações necessárias sobre os documentos. Na prática, o contabilista passa a poder fazer o controlo de qualidade dos documentos e organizar da melhor forma o processo de contabilização das suas empresas;
- Esta funcionalidade pode ser ativada pela empresa, no menu de configurações da empresa:
- Na ativação desta funcionalidade será enviado automaticamente um email para o seu contabilista com a respetiva informação;
- Na Inbox da empresa, é apresentada uma mensagem que indica que a Inbox se encontra partilhada com o seu contabilista;
- O contabilista pode verificar nas configurações das empresas, no menu de configurações > Empresas, se esta funcionalidade se encontra ativa.
Inbox Contabilista – Filtro dinâmico das Empresas com Inbox Partilhada
- Na inbox do contabilista, o filtro “Empresas” será automaticamente preenchido com o nome das empresas, sempre que existam documentos na Inbox das empresas com a respetiva inbox partilhada. Caso não existam documentos o filtro não será preenchido com o nome da empresa, desta forma garante-se que o contabilista acede às Inboxes das empresas somente quando tem documentos para serem tratados;
- Este filtro esta disponível na Inbox.
Inbox Contabilista – Novo comportamento no Carregamento de Documentos para uma Empresa
- No caso do contabilista carregar documentos para uma empresa, após realizar esta ação na sua Inbox será aplicado automaticamente o filtro da empresa para a qual foi carregado o documento. De seguida, são apresentados os documentos na Inbox da empresa que o contabilista carregou. Esta funcionalidade não obriga a que a empresa tenha a Inbox Partilhada, sendo que no caso de não ter o contabilista terá apenas visibilidade sobre os documentos que ele carregou;
- Este filtro esta disponível na Inbox.
Release 26.04.2021
PORTAL
Novo comportamento na geração do Arquivo de auditoria do Arquivo Digital de acordo com o DL28/2019
- De acordo com o DL28/2019, é possível gerar em qualquer momento um ficheiro de auditoria (zip), para um determinado período, com todos os documentos em formato pdf que foram alvo de contabilização;
- Esta funcionalidade está disponível no ecrã de configurações da sua empresa, na opção auditorias.
Mensagem de Confirmação no Carregamento de Documentos para uma Empresa
- De forma a evitar erros acidentais no carregamento de documentos, passa a ser enviada uma mensagem de confirmação com o nome da empresa para a qual o contabilista está a carregar documentos;
- No menu de carregamento de documentos, ao selecionar uma empresa cliente surge a mensagem de confirmação seguidamente apresentada. Esta opção está apenas disponível para os contabilistas.
Informação do Mês de Contabilização e Centro de Custo nos Detalhes do Documento
- Esta informação adicional introduzida pelos utilizadores, pode ser muito relevante na organização dos documentos durante o processo de contabilização;
- Pode ser consultada nos detalhes do documento.
Estrutura de pastas partilhadas entre o Contabilista e a Empresa
- Dada a diversidade de documentos que são enviados pelas empresas para o contabilista, é imperativo que o contabilista tenha uma estrutura de pastas definidas por ele, para que este possa arquivar os respetivos documentos;
- Pode aceder a estas configurações, no ícone de edição de pastas disponível na barra inferior. Esta opção está apenas disponível para os contabilistas.
Release 21.04.2021
APLICAÇÃO MOBILE
No envio dos documentos passa a ser possível incluir informação adicional, o Mês de Contabilização e o Centro de Custo dos Documentos.
- Ao incluir esta informação, os documentos seguem para o seu contabilista de forma mais estruturada o que permite acelerar todo o processo de contabilização, nomeadamente o tempo consumido em pedidos de esclarecimentos sobre os documentos;
- Estas opções são opcionais e estão disponíveis no ecrã de configurações da aplicação mobile.
Após a captura do documento passa a ser possível efetuar a partilha do mesmo
- Esta opção já estava disponível mas apenas no menu de pesquisa de documentos, após o envio da captura. Desta forma torna-se assim possível partilhar um documento para outras aplicações instaladas (ex: Teams, Whatsapp, etc.) mesmo antes de o enviar através da aplicação mobile;
- Esta opção está disponivel no ecrã dos detalhes, após a captura.
Passa a ser possível efetuar captura a partir do menu inicial
- Ao incluir esta opção o processo de captura fica mais agilizado, minimizando o tempo despendido;
- Esta opção está diponivel no ecrã inicial, no canto superior direito.
O Bizdocs tem total integração da tecnologia QR Code
Beneficie da tecnologia de QR Code para facilitar a leitura e correspondência de faturas (documentos digitalizados com os lançamentos), verificar lançamentos automáticos, fazer a separação de faturas e detectar duplicados.
Acrescente ainda mais rapidez ao fluxo de trabalho com o Scanner Bizdocs, que lê os QR Code por si.