Benefícios e funcionalidades

Controlo e acesso seguro aos seus documentos, a partir de qualquer lugar, em qualquer dispositivo online.

O Bizdocs aceita qualquer tipo de documento, da fatura ao talão de caixa, através de qualquer dispositivo, desde um scanner ou multifunções a um simples smartphone.

Um desejo que todos temos e que o Bizdocs vem agora realizar, gerindo cada documento de forma inteligente, sem esquecer o mais importante. Basta pensar que cada documento, mesmo em formato de foto, é automaticamente reconhecido em texto, tornando-se totalmente pesquisável por qualquer palavra-chave.

A encriptação blindada de última geração e os níveis de acesso totalmente parametrizáveis, fazem com que os seus documentos estejam exclusivamente disponíveis para quem deles necessita. Se acrescentarmos que os servidores onde se encontra armazenada a informação estão equipados com sistemas de segurança biométricos e debaixo de vigilância 24 horas por dia, depressa concluirá que todos os seus documentos estão em boas mãos.

Permanentemente actualizado com a última legislação em vigor, a gestão documental do Bizdocs garante que a sua empresa estará sempre segura na conformidade. A segurança e inviolabilidade dos dados, outro requisito exigido pela nova regulamentação, estão também garantidos pelos sistemas e recursos que temos instalados.

O Bizdocs é compatível com os principais sistemas de contabilidade e gestão, permitindo uma integração imediata e sem disrupção. Os processos habituais entre si e a sua contabilidade podem ser automatizados, permitindo que, por exemplo, facturas sejam classificadas e lançadas sem intervenção humana – e com menos erros e atrasos.

A capacidade que o Bizdocs tem para descodificar e reconhecer cada tipo de documento, aliada ao facto de poder automatizar processos correntes, faz com que manter um arquivo actual e organizado nunca tenha sido tão fácil. Para além de poder proceder aos envios, reencaminhamentos e partilhas necessários, o Bizdocs pode arquivar automaticamente cada documento no seu lugar, de forma a que possa sempre encontrar e aceder a qualquer um deles sem esforço.

OCR (Optical Character Recognition) é a tecnologia que permite reconhecer as formas dos caracteres numa simples imagem, transformando-os em texto pesquisável e editável. Aliando o OCR à inteligência artificial, cada tipo de documento pode ser reconhecido pelo que é: uma factura, uma nota de crédito, ou uma simples declaração, sendo encaminhado para o seu devido lugar. Quando se reforça isso com a própria aprendizagem da máquina, que em caso de dúvida lhe pede um esclarecimento, (guardando essa decisão para outros documentos semelhantes) o Bizdocs não pára nunca de evoluir em eficiência.

Ao reconhecer todos os documentos pelo texto nele constante, o Bizdocs passa a permitir que todos eles sejam pesquisáveis por qualquer palavra-chave que deles conste. Mas como o sistema é inteligente, “arrumando” cada documento por tipo, classificação, procedimento esperado, etc., são também esses parâmetros que se acrescentam às capacidades de pesquisa, fazendo com que nunca perca de vista um documento de que necessite.

Cada pessoa, cada empresa, cada instituição, tem a sua organização própria. Sabendo disto, o Bizdocs apresenta-se completamente parametrizável, podendo determinar a sua forma de arquivar cada conteúdo. Pode seguir as sugestões mais comuns (de gestão contabilística, por exemplo), mas o controlo e desenho do seu arquivo será sempre seu.

A maioria das empresas, mesmo as PME’s, optaram já por instalar sistemas de gestão e contabilidade com os quais trabalham regularmente. Em muitos casos, a própria rentabilidade da empresa depende da sua utilização. Por isso o Bizdocs foi concebido de forma tão versátil que, sem se substituir aos sistemas existentes, se integra e completa o que já é utilizado, evitando qualquer disrupção no normal funcionamento da empresa.

A vida empresarial nunca foi tão atribulada, nem se fez tanto em andamento e viagem. É comum irmos acumulando documentos (facturas, talões de caixa, recibos, etc.) até podermos chegar a um posto de trabalho onde exista uma função de digitalização. O Bizdocs vem eliminar essa necessidade: onde estiver, a partir de qualquer aparelho com uma câmara (smartphone, tablet ou portátil, por exemplo), pode agora digitalizar e reconhecer esses documentos, deixando de ter que os transportar consigo.

Uma viagem de trabalho em que se juntam uma série de facturas; um almoço em que a nossa despesa vem junto de outras; duas facturas que se devem combinar, por serem despesas do mesmo projecto; existem centenas de situações em que deveríamos separar ou juntar documentos segundo as nossas necessidades de trabalho. O Bizdocs permite tudo isso.

Se perguntarmos à Alexa ou à Siri como criar um folder dinâmico no Bizdocs, o mais provável é que nos respondam que não fazem a mínima ideia do que estamos a falar. Por isso criámos o nosso próprio Chatbot de ajuda interactiva e inteligente, por voz e totalmente dedicada ao Bizdocs, que nos pode responder, por exemplo, “qual foi o total de vendas lançadas na semana passada”. A Giulia lança de imediato uma busca Smart por todos os arquivos do seu Bizdocs, comunicando-lhe esse total – também por voz!