4 Tecnologias para Modernizar o seu Escritório de Contabilidade

Os profissionais da Contabilidade, face às mudanças alavancadas pela pandemia, precisaram de se adaptar e modernizar o seu ofício face à transformação nas empresas e na tecnologia.

Esta adaptação pode ser muito positiva, já que a implementação de novas tecnologias no seu ambiente de trabalho pode otimizar as suas atividades, garantir a segurança dos seus clientes e, o mais importante – recuperar tempo para que consiga explorar outras vertentes do neu negócio, como dar mais atenção ao planeamento das suas estratégias de marketing, participar em cursos ou formações, etc. 

Neste artigo, poderá conhecer algumas das tecnologias que podem ser adotadas hoje no seu Escritório de Contabilidade, sendo que quanto mais cedo forem implementadas, melhor e mais eficiente será o processo de adaptação.

Encriptação

A Encriptação é uma técnica matemática essencial para a vida moderna, e pode ser aplicada de distintas formas. Em suma, o que esta tecnologia garante é que os dados só possam ser lidos por pessoas autorizadas, já que se tornam protegidos por uma “chave” matemática que é impossível de ser violada.

O principal exemplo da aplicação da encriptação num Escritório de Contabilidade, sendo que se torna ainda mais relevante caso tenha funcionários em trabalho remoto, é a Criptografia para a conexão com a Internet usando uma VPN. A “chave” inquebrável garante que os dados não possam ser modificados ou intercetados, ou seja, ataques como o phishing ou ransomware tornam-se impossíveis.

Outra aplicação da encriptação na Contabilidade é a “encriptação de arquivos. Aqui o objetivo é garantir o mesmo padrão de segurança diretamente nos discos rígidos dos computadores, ou em pastas específicas. 

Estas duas medidas, em conjunto, são cruciais tanto para a proteção dos dados privados de clientes como para evitar espionagem corporativa ou golpes que poderiam afetar o desempenho e estabilidade do seu Escritório.

Assinatura Eletrónica

A assinatura eletrônica é uma alternativa extremamente prática e eficiente, podendo ser aplicada com o mesmo grau de confiabilidade que uma assinatura tradicional. A assinatura eletrônica pode consistir numa chave digital que autentica os seus documentos eletronicamente.

Já para assinaturas tradicionais, é possível digitalizar o documento em formato PDF e utilizar ferramentas como o “DocuSign” para rapidamente recolher a assinatura, autenticar o autor, e aplicar em qualquer parte do documento. Esta solução é excelente para rapidamente recolher assinaturas de clientes sem precisar de qualquer troca física de documentos.

Partilha na Cloud

Um dos erros técnicos mais comuns que encontramos nos Escritórios de Contabilidade é o armazenamento e troca de arquivos através de protocolos simples e pouco seguros, como é o caso de anexos via email. Além da possibilidade real de perder documentos importantes, estes serviços não foram concebidos para o armazenamento de arquivos e não possuem ferramentas práticas para partilha.

Por outro lado, as ferramentas de armazenamento na cloud, como o Bizdocs permitem em acesso a um portal online com todos os documentos ao alcance de dois ou três cliques, esteja onde estiver, para que não perca tempo, e sem ocupar espaço nem exigir mais recursos, e sempre em perfeita conformidade com a lei.

Gestão de Senhas e Perfis

Outra tarefa cada vez mais comum no nosso dia-a-dia é a administração de diversos logins e perfis para aceder a sites importantes, portais de informações, entre outros. Utilizar uma senha forte é crucial, mas o problema é que por motivos de segurança jamais podemos repetir a senha, ou seja, é quase impossível criar senhas seguras e, ao mesmo tempo, se lembrar de todas elas.

É aqui que ferramentas de gestão de senhas podem ajudar. O aplicativo para telemóvel e computador cria senhas seguras de forma automática e armazena-as de forma privada. No futuro, quando precisar aceder ao site novamente, o serviço irá preencher os dados por si, não sendo necessário decorar cada senha. Além disto, é ainda possível criar pastas partilhadas para dividir a senha de forma segura com outros funcionários ou sócios, escolhendo especificamente cada conta para efetuar a partilha.

Ao aplicar todas estas tecnologias, passa a ser possível, em poucos passos, garantir a proteção de seus documentos, a execução do seu trabalho de forma eficiente, e focar a sua atenção em skills que realmente importam para o seu negócio. 

Artigo baseado no original “4 Tecnologias para Modernizar o seu Escritório de Contabilidade” escrito por Roberto Dias Duarte, disponível em: https://www.robertodiasduarte.com.br/4-tecnologias-para-modernizar-seu-escritorio-de-contabilidade/