Pense…
… quanto tempo perde, dia após dia:
- para organizar, ordenar, separar, classificar e preparar os documentos para o lançamento contabilístico;
- para esclarecer dúvidas com os seus clientes sobre documentos errados ou duplicados;
- a procurar documentos específicos, perdidos nos seus armários, capas e gavetas – e perceber que ainda está com o seu Cliente e terá de o ir buscar;
- para consolidar o ciclo de contabilização e verificar se todos os documentos foram devidamente lançados;
- para arquivar os documentos em Papel, cada um no sítio certo;
Como seria o dia a dia do seu escritório se tudo isso se resolvesse em segundos?
Já calculou os ganhos de produtividade que pode ter se a sua equipa deixar de estar alocada a tarefas repetitivas de tratamento de papel e ganhar tempo para se dedicar a gerar mais valor para o seu negócio e para os seus clientes?
Com o Arquivo Digital, a informação que precisa para fazer o seu trabalho está:
- centralizada e acessível onde desejar,
- segura, em conformidade com os mais elevados padrões de segurança,
- renovada em permanência para estar de acordo com a legislação nacional e europeia, para que não corra riscos,
- atualizada ao dia, para que seja fiável e exata,
- ao alcance de dois ou três cliques, esteja onde estiver, para que não perca tempo,
- com a capacidade de se integrar automaticamente com o seu software de Contabilidade.
Para além de saber exatamente onde estão todos os documentos, ainda ganha velocidade e flexibilidade no acesso à informação e reduz todos os custos com material de escritório para manter o seu arquivo de papel.
A adoção desta solução para o seu dia a dia é apenas o início de um novo posicionamento no mercado do seu negócio.
Atualmente, as soluções já são concebidas de forma tão versátil que, sem se substituir aos sistemas existentes, se integram e completam o software de Contabilidade que utiliza, evitando qualquer disrupção no funcionamento no seu gabinete.
Adapte a sua Contabilidade.
Para que os gabinetes de Contabilidade se mantenham competitivos, a questão não é “se”, mas “quando” é que o seu gabinete se irá adaptar às novas tendências da Contabilidade.
A experiência digital já não é uma opção, é um meio para comunicar e interagir com os seus clientes.
Um pré-requisito importante é a capacidade de entender e colocar a tecnologia a trabalhar a favor do seu gabinete de Contabilidade.
Os métodos tradicionais de tratamento documental estão em mudança constante graças ao digital, é necessário estar bem informado, ser flexível o suficiente para superar desafios e aproveitar as oportunidades que a Contabilidade Digital lhe oferece.
Arquivo Digital significa aumentar a produtividade e velocidade com que realizava processos manuais tradicionais que lhe permite ter Contabilidade
atualizada ao dia
Um dos aspetos mais importantes da adoção de um Arquivo Digital para o seu gabinete de Contabilidade está relacionado com a segurança e a velocidade com que os processos manuais tradicionais passaram a ser realizados.
O gabinete de Contabilidade deixa de estar dependente de um escritório físico. Passa assim a ser mais fácil encontrar os documentos e tem a garantia de que os recebeu. Facilite a organização, classificação e processo de arquivo, ficando estes disponíveis em tempo real. Ainda, as dúvidas sobre qualquer informação poderão ser resolvidas quase instantaneamente.
Com um sistema de Arquivo Digital passe a ter ao seu dispor soluções que lhes permitem:
- Aceder a um portal de arquivo ilimitado onde consta toda a informação do seu negócio centralizada e atualizada num sistema único, desenhado para ajudar a sua empresa de contabilidade a manter-se operacional, segura e eficiente em qualquer lado onde precise de trabalhar;
- Classificar, processar e gerir todos os documentos contabilísticos sem depender de papéis que andam de mão em mão
- Ter todos os documentos ao alcance de dois ou três cliques, esteja onde estiver, para que não perca tempo;
- Poder disponibilizar aos seus clientes o acesso, a qualquer momento, à documentação contabilística – à qual, de outra forma, não teria acesso durante todo o tempo em que estivesse no gabinete.
- Guardar toda a sua informação de forma segura e com níveis de acesso parametrizáveis;
- Estar em conformidade com a legislação de desmaterialização de documentos (DL28/2019) e proteção de dados pessoais (RGPD)
Inovação na Contabilidade: Quais os impactos do Arquivo Digital com a crescente automatização de processo?
A crescente conectividade alterou os paradigmas do mercado e, agora, para se manterem competitivos, os gabinetes de Contabilidade têm de se ajustar às novas exigências de automação de processos e modelos de negócio.
Isso significa que a inovação dos gabinetes de Contabilidade passa pela eliminação de rotinas e procedimentos antigos em favor de novas práticas de como trata a documentação do seu negócio e dos seus clientes.
O Arquivo Digital vem potencializar os benefícios da adoção de processos automatizados no dia-a-dia dos gabinetes de Contabilidade, possibilitando-os de:
- Fazer a correspondência automática dos documentos digitalizados com os lançamentos do seu software de Contabilidade (eFatura e SAFT de Vendas);
- Automatizar o seu registo contabilístico com base nos documentos digitalizados para uma Contabilidade organizada ao dia, baseada em processos tecnológicos de Machine Learning e Inteligência Artificial;
- Importar automaticamente os documentos existentes no sistema de Arquivo Digital para o seu lançamento na Contabilidade.
Automatize as tarefas repetitivas, agilize a troca de documentos, e aumente a eficiência dos seus serviços, mantendo-os no caminho certo e a uma velocidade elevada.
Esta atitude é essencial para:
- manter a competitividade no mercado, evitar perder clientes para outros escritórios e procurar conquistar novos clientes,
- aumentar a sua eficácia, aproveitar melhor o tempo,
- e reduzir os seus custos de operação, melhorar a rentabilidade.
A adoção destas práticas requer mais do que apenas implementar a mais recente solução tecnológica: é necessária uma pequena mudança de mentalidade no perfil do gabinete de Contabilidade e na sua forma de atuação.
Arquivo Digital na Contabilidade:
A inovação na Contabilidade trouxe modernidade na forma como recebemos, partilhamos, organizamos, processamos e arquivamos documentos, na forma como automatizamos tarefas diárias e repetitivas, na forma como se conecta com os seus clientes, e como gere o seu negócio baseado em ferramentas de arquivo em cloud.
Esta inovação traz consigo facilidades que devem ser exploradas corretamente.
Com a velocidade com que surgem novas tecnologias, os negócios que não inovem (ou sejam lentos a inovar) perdem o timing e a sua posição de valor no mercado.
As transformações tecnológicas são rápidas e constantes e o Contabilista precisa de ficar atento para garantir que não é ultrapassado pela sua concorrência.
Novos modelos de negócios, mercados globalizados e clientes cada vez mais exigentes são pontos de atenção para gabinetes de Contabilidade e criam um futuro de desafios e oportunidades.
Como é ser um Contabilista Moderno
Para ser um Contabilista Moderno precisa de procurar inovar o seu gabinete de Contabilidade para ser tornar mais consultivo e participativo nas decisões estratégicas dos seus clientes.
Isto é fundamental para adicionar valor ao serviço prestado pelos gabinetes de Contabilidade, de forma a conseguir gerar mais benefícios, como a fidelização de clientes, mantendo relações de longo prazo.
Ao modernizar o seu processo de trabalho, o Contabilista está a diferenciar-se no mercado. Ao perceber que um gabinete de Contabilidade oferece diferenciais no atendimento e no tratamento documental, a tendência é que o Cliente passe a ver o trabalho dos Contabilistas de forma mais positiva.
Alguns gabinetes de Contabilidade conseguem adaptar-se a novas realidades, contando com a ajuda de processos digitais e colocando a tecnologia a seu fazer no dia a dia do seu negócio. Outros perdem os fatores que os distinguem no mercado e que em tempo os fizeram competitivos.
Ganhe Tempo, Espaço e Rentabilidade. Junte produtividade, rapidez e redução de custos desde o primeiro dia e transforme-se num Parceiro Estratégico dos seus clientes.
A escolha é sempre sua.
Roberto Dias Duarte
Roberto Dias Duarte é conselheiro da Omie (Brasil), Fortes Tecnologia (Brasil) e Latourrette Consulting (Portugal), Advisor na Darwin Capital (Brasil) e professor.
Conheça o seu blog: www.robertodiasduarte.com.br
