A importância do Arquivo Digital para o crescimento do seu gabinete de Contabilidade

Pense... quanto tempo perde a organizar, ordenar, separar e classificar documentos? Como seria o seu dia a dia se tudo isso se resolvesse em segundos?
Pessoa a utilizar Arquivo Digital

Pense…

… quanto tempo perde, dia após dia: 

  • para organizar, ordenar, separar, classificar e preparar os documentos para o lançamento contabilístico; 
  • para esclarecer dúvidas com os seus clientes sobre documentos errados ou duplicados; 
  • a procurar documentos específicos, perdidos nos seus armários, capas e gavetas – e perceber que ainda está com o seu Cliente e terá de o ir buscar; 
  • para consolidar o ciclo de contabilização e verificar se todos os documentos foram devidamente lançados; 
  • para arquivar os documentos em Papel, cada um no sítio certo; 

Como seria o dia a dia do seu escritório se tudo isso se resolvesse em segundos?

Já calculou os ganhos de produtividade que pode ter se a sua equipa deixar de estar alocada a tarefas repetitivas de tratamento de papel e ganhar tempo para se dedicar a gerar mais valor para o seu negócio e para os seus clientes?

Com o Arquivo Digital, a informação que precisa para fazer o seu trabalho está:

  • centralizada e acessível onde desejar,
  • segura, em conformidade com os mais elevados padrões de segurança, 
  • renovada em permanência para estar de acordo com a legislação nacional e europeia, para que não corra riscos, 
  • atualizada ao dia, para que seja fiável e exata,
  • ao alcance de dois ou três cliques, esteja onde estiver, para que não perca tempo,
  • com a capacidade de se integrar automaticamente com o seu software de Contabilidade.

Para além de saber exatamente onde estão todos os documentos, ainda ganha velocidade e flexibilidade no acesso à informação e reduz todos os custos com material de escritório para manter o seu arquivo de papel.

A adoção desta solução para o seu dia a dia é apenas o início de um novo posicionamento no mercado do seu negócio.

Atualmente, as soluções já são concebidas de forma tão versátil que, sem se substituir aos sistemas existentes, se integram e completam o software de Contabilidade que utiliza, evitando qualquer disrupção no funcionamento no seu gabinete. 

Adapte a sua Contabilidade.

Para que os gabinetes de Contabilidade se mantenham competitivos, a questão não é “se”, mas “quando” é que o seu gabinete se irá adaptar às novas tendências da Contabilidade.

A experiência digital já não é uma opção, é um meio para comunicar e interagir com os seus clientes.

Um pré-requisito importante é a capacidade de entender e colocar a tecnologia a trabalhar a favor do seu gabinete de Contabilidade.

Os métodos tradicionais de tratamento documental estão em mudança constante graças ao digital, é necessário estar bem informado, ser flexível o suficiente para superar desafios e aproveitar as oportunidades que a Contabilidade Digital lhe oferece.

Arquivo Digital significa aumentar a produtividade e velocidade com que realizava processos manuais tradicionais que lhe permite ter Contabilidade
atualizada ao dia

Um dos aspetos mais importantes da adoção de um Arquivo Digital para o seu gabinete de Contabilidade está relacionado com a segurança e a velocidade com que os processos manuais tradicionais passaram a ser realizados. 

O gabinete de Contabilidade deixa de estar dependente de um escritório físico. Passa assim a ser mais fácil encontrar os documentos e tem a garantia de que os recebeu. Facilite a organização, classificação e processo de arquivo, ficando estes disponíveis em tempo real. Ainda, as dúvidas sobre qualquer informação poderão ser resolvidas quase instantaneamente.

Com um sistema de Arquivo Digital passe a ter ao seu dispor soluções que lhes permitem:

  • Aceder a um portal de arquivo ilimitado onde consta toda a informação do seu negócio centralizada e atualizada num sistema único, desenhado para ajudar a sua empresa de contabilidade a manter-se operacional, segura e eficiente em qualquer lado onde precise de trabalhar;
  • Classificar, processar e gerir todos os documentos contabilísticos sem depender de papéis que andam de mão em mão
  • Ter todos os documentos ao alcance de dois ou três cliques, esteja onde estiver, para que não perca tempo;
  • Poder disponibilizar aos seus clientes o acesso, a qualquer momento, à documentação contabilística – à qual, de outra forma, não teria acesso durante todo o tempo em que estivesse no gabinete.
  • Guardar toda a sua informação de forma segura e com níveis de acesso parametrizáveis;
  • Estar em conformidade com a legislação de desmaterialização de documentos (DL28/2019) e proteção de dados pessoais (RGPD)

Inovação na Contabilidade: Quais os impactos do Arquivo Digital com a crescente automatização de processo?

A crescente conectividade alterou os paradigmas do mercado e, agora, para se manterem competitivos, os gabinetes de Contabilidade têm de se ajustar às novas exigências de automação de processos e modelos de negócio.

Isso significa que a inovação dos gabinetes de Contabilidade passa pela eliminação de rotinas e procedimentos antigos em favor de novas práticas de como trata a documentação do seu negócio e dos seus clientes.

O Arquivo Digital vem potencializar os benefícios da adoção de processos automatizados no dia-a-dia dos gabinetes de Contabilidade, possibilitando-os de:

  • Fazer a correspondência automática dos documentos digitalizados com os lançamentos do seu software de Contabilidade (eFatura e SAFT de Vendas);
  • Automatizar o seu registo contabilístico com base nos documentos digitalizados para uma Contabilidade organizada ao dia, baseada em processos tecnológicos de Machine Learning e Inteligência Artificial;
  • Importar automaticamente os documentos existentes no sistema de Arquivo Digital para o seu lançamento na Contabilidade.

Automatize as tarefas repetitivas, agilize a troca de documentos, e aumente a eficiência dos seus serviços, mantendo-os no caminho certo e a uma velocidade elevada.

Esta atitude é essencial para:

  • manter a competitividade no mercado, evitar perder clientes para outros escritórios e procurar conquistar novos clientes, 
  • aumentar a sua eficácia, aproveitar melhor o tempo,
  • e reduzir os seus custos de operação, melhorar a rentabilidade.

A adoção destas práticas requer mais do que apenas implementar a mais recente solução tecnológica: é necessária uma pequena mudança de mentalidade no perfil do gabinete de Contabilidade e na sua forma de atuação.

Arquivo Digital na Contabilidade: 

A inovação na Contabilidade trouxe modernidade na forma como recebemos, partilhamos, organizamos, processamos e arquivamos documentos, na forma como automatizamos tarefas diárias e repetitivas, na forma como se conecta com os seus clientes, e como gere o seu negócio baseado em ferramentas de arquivo em cloud.

Esta inovação traz consigo facilidades que devem ser exploradas corretamente.

Com a velocidade com que surgem novas tecnologias, os negócios que não inovem (ou sejam lentos a inovar) perdem o timing e a sua posição de valor no mercado.

As transformações tecnológicas são rápidas e constantes e o Contabilista precisa de ficar atento para garantir que não é ultrapassado pela sua concorrência.

Novos modelos de negócios, mercados globalizados e clientes cada vez mais exigentes são pontos de atenção para gabinetes de Contabilidade e criam um futuro de desafios e oportunidades.

Como é ser um Contabilista Moderno

Para ser um Contabilista Moderno precisa de procurar inovar o seu gabinete de Contabilidade para ser tornar mais consultivo e participativo nas decisões estratégicas dos seus clientes. 

Isto é fundamental para adicionar valor ao serviço prestado pelos gabinetes de Contabilidade, de forma a conseguir gerar mais benefícios, como a fidelização de clientes, mantendo relações de longo prazo.

Ao modernizar o seu processo de trabalho, o Contabilista está a diferenciar-se no mercado. Ao perceber que um gabinete de Contabilidade oferece diferenciais no atendimento e no tratamento documental, a tendência é que o Cliente passe a ver o trabalho dos Contabilistas de forma mais positiva.

Alguns gabinetes de Contabilidade conseguem adaptar-se a novas realidades, contando com a ajuda de processos digitais e colocando a tecnologia a seu fazer no dia a dia do seu negócio. Outros perdem os fatores que os distinguem no mercado e que em tempo os fizeram competitivos.

Ganhe Tempo, Espaço e Rentabilidade. Junte produtividade, rapidez e redução de custos desde o primeiro dia e transforme-se num Parceiro Estratégico dos seus clientes.

A escolha é sempre sua.

Roberto Dias Duarte

Roberto Dias Duarte é conselheiro da Omie (Brasil), Fortes Tecnologia (Brasil) e Latourrette Consulting (Portugal), Advisor na Darwin Capital (Brasil) e professor. 

Conheça o seu blog: www.robertodiasduarte.com.br

Integração Automatizada

O Bizdocs é compatível com os principais sistemas de contabilidade e gestão, permitindo uma integração imediata e sem disrupção. Os processos habituais entre si e a sua contabilidade podem ser automatizados, permitindo que, por exemplo, faturas sejam classificadas e lançadas sem intervenção humana – e com menos erros e atrasos.