Tudo começa na identificação de desafios. É o passo mais importante. A transição para um Gabinete de Contabilidade mais digital é a transformação mais significativa que pode fazer pelo sucesso do seu negócio.
Nestes dias é essencial que tenha um serviço que o diferencie da concorrência e, ao mesmo tempo, que lhe permita controlar a subida dos custos e despesas.
Para que o consiga fazer, é importante um diagnóstico claro do ponto de partida:
- Onde está o Gabinete nos dias de hoje?
- Onde estão os estrangulamentos?
- Que dificuldades existem na gestão de clientes, colaboradores, fluxos de trabalho e gestão de documentação?
- Falta tempo ou preciso de mais clientes?
- A que clientes gostaria de chegar?
Nas implementações do Arquivo Digital Bizdocs, identificamos tipicamente 4 grupos de desafios que os gabinetes de contabilidade nos relatam.
a) Localização e processos em papel
Sem solução digital de gestão documental profissional, os gabinetes estão dependentes de uma distribuição geográfica próxima dos seus clientes.
Esta dinâmica tem um duplo efeito negativo. Por um lado, a limitação de crescimento da carteira de clientes, porque o raio de intervenção tem um número circunscrito de empresas. Por outro, a significativa ancoragem de custos e competitividade ao peso do processo físico de processamento dos papeis: recolha, arquivo, tratamento, catalogação, devolução, etc.
Esta dinâmica, que na abertura de atividade era uma vantagem, ao criar relações de proximidade com o seu cliente, foi deixando de constituir um ativo na relação entre as partes.
Com o passar do tempo, deixou-o preso a perdas de tempo, que deixou de poder dispor para investir na especialização do seu serviço, acabando por não evoluir ou poder adicionar mais valor aos seus clientes.
b) Gestão de equipa e tempos
Imagine reduzir em 10 vezes o tempo despendido em deslocações, entregas, registo ou disponibilização de documentação avulsa a pedido dos seus clientes…
- Qual seria o impacto na produtividade geral e no desempenho de funções da sua equipa?
- Quanto tempo de qualidade libertaria para acompanhamento de clientes?
- Qual poderia ser a satisfação dos clientes com os seus serviços, agora mais rápidos e simples?
- E que tal poder atender o telefone e apoiar sem dificuldades o seu cliente numa grande decisão, sem olhar para uma pilha gigante de pastas por processar?
Poder aceder a toda a informação que necessita num único local em segundos, em qualquer dispositivo e lugar, quase que por magia, seria certamente um aliado na melhoria do ambiente de trabalho e motivação de todos os seus colaboradores!
c) Gestão dos seus clientes
Como nos foi demonstrado na pandemia, a interação com o cliente não pode ser limitada pela distância. No dia que não pode deslocar-se ao seu cliente ou o mesmo não o pode fazer até si, o que acontece ao negócio? Muitos clientes manifestaram extrema dificuldade em trabalhar de forma remota, aumentando os períodos de incapacidade de resposta, e por isso atraso significativo no serviço.
Mesmo após um retorno à “normalidade”, vários gabinetes relataram-nos a dificuldade de adaptação a um mundo híbrido, onde tanto clientes como equipas pediram respostas diferentes aos desafios de sempre.
Não disponibilizar uma relação remota ou digital com os seus clientes levou alguns escritórios à perda de competitividade para o gabinete “ao lado”.
Note-se que o próprio perfil de clientes mudou: jovens empresários, empreendedores e novos tipos de negócio vão exigir-lhe que se adapte.
Pretendem de si um modelo de consultoria.
Guardar faturas, processar salários e submeter declarações/guias fiscais é um serviço muito redutor face ao que precisam.
Segundo dados da Informa D&B, em 2021 foram criadas 41.656 novas empresas em Portugal, um aumento de 9,6% face a 2020.
No início de 2022, nasceram em Portugal 8.868 novas empresas, o que representa um crescimento de 35% face ao mesmo período do ano passado.
Os dados confirmam uma trajetória de recuperação do empreendedorismo nos últimos 2 anos.
É essencial que avalie a estrutura da sua carteira de clientes, perceba quem está a mudar, quem se mantém na “mesma”, e como se pode posicionar, de forma ativa e não passiva, para decidir aqueles que quer manter e aqueles que pretende conquistar.
d) Sustentabilidade do negócio
Que Gabinete terei dentro de 3 anos? Quantos clientes e em que modalidade? Qual o impacto de os manter com uma estrutura de custos (papel, rendas, espaço, combustível, deslocações) crescente?
É provável que já se tenha feito estas questões.
Sabemos que mudar exige investimento, uma revisão de processos e metodologias, um dizer “não” a métodos ultrapassados e arriscar perder clientes não lucrativos.
- Qual o impacto de decidir ficar na mesma?
- Quanto custa ao seu Gabinete a inação?
Métodos de trabalho assentes no tradicional/físico e estritamente presencial, numa economia global em estagflação, poderão aumentar os custos operacionais da sua empresa, já tipicamente elevados.
Assim, convidamo-lo a pensar com algum grau de profundidade sobre os seguintes quatro desafios.
Mesmo que sinta que pode viver com clientes a exigir documentação fora de horas, ou que consiga gerir de forma eficiente todo o processo de gestão documental em formato físico, pergunte-se e avalie a sustentabilidade de manter um gabinete em operação, num cenário de alteração de perfil de clientes, num clima de crescimento constante de custos operacionais, e num mundo que é e se requer digital.
Está na hora de começar uma nova etapa…
