Se escolheu o Arquivo Digital Bizdocs, damos-lhe os parabéns. A magia começa agora. É importante que dimensione a solução à medida da sua equipa e que, desde logo, permita uma adoção plena por todos, mesmo que implique diferentes adaptações e personalizações para cada elemento da equipa.
O Arquivo Digital Bizdocs é parametrizável, podendo determinar a sua forma de arquivar cada conteúdo. Pode seguir as sugestões mais comuns (de organização contabilística, por exemplo), mas o controlo e desenho do seu arquivo será sempre seu.
É importante que comece por selecionar um grupo relativamente restrito de clientes – chamemos-lhe ‘grupo de controlo’ – para que teste de forma circunscrita e progressiva a adaptabilidade da solução e qual o impacto que causa no dia-a-dia e na agilização de processos.
Selecione 5 a 10 clientes mais propensos a uma ferramenta digital e acompanhe com proximidade.
Procure estar a par de:
- como sentem que a solução está a funcionar,
- o que deve ser melhorado,
- como foi a resposta do seu cliente,
- que processos podem ser revistos e que sugestões adicionais têm.
Adaptação natural
Pelo que registamos dos nossos clientes, a interatividade e simplicidade de utilização permite uma evolução e adaptação natural do utilizador ao ambiente novo, de forma orgânica.
Ainda assim, antes de fazer alterações, é importante que aguarde algumas semanas de operação e perceba não só como as equipas adotaram a solução e que fluxos de trabalho precisam de ser revistos, mas também como os seus clientes estão a processar a mudança.
Comunique claramente o seu grau de satisfação e insatisfação ao seu parceiro tecnológico, observando sempre a curva de aprendizagem e a adaptação das equipas.
Não relegue para segundo plano a comunicação de dúvidas ou a necessidade de melhorias.
Deve também, nesta fase, começar a analisar as métricas de desempenho que definiu na sua estratégia de digitalização como sendo centrais.
Por exemplo:
- qual o tempo médio de processamento de documentação,
- as horas afetas a clientes,
- o total de horas que a equipa trabalhou,
para que também consiga medir o sucesso da solução e que alterações possam ser necessárias.
Avaliação
Qual o impacto do Arquivo Digital Bizdcos no meu gabinete? Como melhorou a minha operação? Atingi os objetivos definidos? Quais os próximos passos?
O processo rumo a um Gabinete de Contabilidade Digital e a uma operação de sucesso não é imediato. Terá de medir e reavaliar procedimentos e mesmo objetivos frequentemente.
Exemplo: constata que a redução do tempo com processamento documental permitiu à sua equipa dedicar mais tempo a cada cliente e descobrir serviços ou necessidades anexas que consegue agora responder.
Medir o sucesso passa também por atender a indicadores qualitativos intangíveis, que se manifestam em todas as organizações que temos ajudado.
Estes indicadores intangíveis refletem uma melhoria significativa nos processos e no entanto são quase impossíveis de se colocar em número e medir:
- A satisfação global dos clientes;
- Redução de stress e ansiedade nas equipas;
- Execução e produtividade acrescidas de maior equilíbrio casa-trabalho;
- Melhorar o serviço ao cliente ou colaboradores sem cobrar menos.
Deve também avaliar os objetivos tangíveis, mediante indicadores selecionados para que sustente o impacto que a solução e a mudança de processos teve no seu gabinete.
Não se esqueça de adicionar a este exercício uma ponderação com fator tempo: 3, 6 e 9 meses, pois sabemos que custos operacionais ou mesmo números médios de faturação levam tempo a mudar.
A avaliação global do impacto de digitalização atende a um critério dualista (quantitativo e qualitativo) e deve zelar tanto pela dimensão econométrica e mensurável do negócio quanto pelos processos de qualidade e satisfação menos óbvios.
De igual forma, a avaliação dos impactos da digitalização do seu gabinete será constante e implicará uma permanente revisão de desafios, objetivos, estratégias e planos para que o sucesso seja um caminho em auto-renovação.
Como avaliar o progresso?
Use esta lista de verificação:
- Número de clientes perdidos.
- Número de novos clientes.
- Faturação média mensal.
- Média de horas gastas com cada cliente em resumo semanal.
- Custos com papel.
- Custos com energia.
- Custos com rendas.
- Custos com pessoal.
- Custos com expedição e receção de documentos.
- Inquéritos de satisfação internos anónimos.
- Inquéritos a clientes novos/ instalados.
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Temos total capacidade para poder digitalizar o seu Gabinete em estreita colaboração com o seu parceiro tecnológico de referência.
