Como adotar e avaliar o uso do Arquivo Digital para contabilistas

Se escolheu o Arquivo Digital Bizdocs, damos-lhe os parabéns. A magia começa agora. É importante que dimensione a solução à medida da sua equipa e que, desde logo, permita uma adoção plena por todos, mesmo que implique diferentes adaptações e personalizações para cada elemento da equipa.

O Arquivo Digital Bizdocs é parametrizável, podendo determinar a sua forma de arquivar cada conteúdo. Pode seguir as sugestões mais comuns (de organização contabilística, por exemplo), mas o controlo e desenho do seu arquivo será sempre seu.

É importante que comece por selecionar um grupo relativamente restrito de clientes – chamemos-lhe ‘grupo de controlo’ – para que teste de forma circunscrita e progressiva a adaptabilidade da solução e qual o impacto que causa no dia-a-dia e na agilização de processos.

Selecione 5 a 10 clientes mais propensos a uma ferramenta digital e acompanhe com proximidade.

Procure estar a par de:

  • como sentem que a solução está a funcionar,
  • o que deve ser melhorado,
  • como foi a resposta do seu cliente,
  • que processos podem ser revistos e que sugestões adicionais têm.

Adaptação natural

Pelo que registamos dos nossos clientes, a interatividade e simplicidade de utilização permite uma evolução e adaptação natural do utilizador ao ambiente novo, de forma orgânica.

Ainda assim, antes de fazer alterações, é importante que aguarde algumas semanas de operação e perceba não só como as equipas adotaram a solução e que fluxos de trabalho precisam de ser revistos, mas também como os seus clientes estão a processar a mudança.

Comunique claramente o seu grau de satisfação e insatisfação ao seu parceiro tecnológico, observando sempre a curva de aprendizagem e a adaptação das equipas.

Não relegue para segundo plano a comunicação de dúvidas ou a necessidade de melhorias.

Deve também, nesta fase, começar a analisar as métricas de desempenho que definiu na sua estratégia de digitalização como sendo centrais.

Por exemplo:

  • qual o tempo médio de processamento de documentação,
  • as horas afetas a clientes,
  • o total de horas que a equipa trabalhou,

para que também consiga medir o sucesso da solução e que alterações possam ser necessárias.

Avaliação

Qual o impacto do Arquivo Digital Bizdcos no meu gabinete? Como melhorou a minha operação? Atingi os objetivos definidos? Quais os próximos passos?

O processo rumo a um Gabinete de Contabilidade Digital e a uma operação de sucesso não é imediato. Terá de medir e reavaliar procedimentos e mesmo objetivos frequentemente.

Exemplo: constata que a redução do tempo com processamento documental permitiu à sua equipa dedicar mais tempo a cada cliente e descobrir serviços ou necessidades anexas que consegue agora responder.

Medir o sucesso passa também por atender a indicadores qualitativos intangíveis, que se manifestam em todas as organizações que temos ajudado.

Estes indicadores intangíveis refletem uma melhoria significativa nos processos e no entanto são quase impossíveis de se colocar em número e medir:

  • A satisfação global dos clientes;
  • Redução de stress e ansiedade nas equipas;
  • Execução e produtividade acrescidas de maior equilíbrio casa-trabalho;
  • Melhorar o serviço ao cliente ou colaboradores sem cobrar menos.

Deve também avaliar os objetivos tangíveis, mediante indicadores selecionados para que sustente o impacto que a solução e a mudança de processos teve no seu gabinete.

Não se esqueça de adicionar a este exercício uma ponderação com fator tempo: 3, 6 e 9 meses, pois sabemos que custos operacionais ou mesmo números médios de faturação levam tempo a mudar.

A avaliação global do impacto de digitalização atende a um critério dualista (quantitativo e qualitativo) e deve zelar tanto pela dimensão econométrica e mensurável do negócio quanto pelos processos de qualidade e satisfação menos óbvios.

De igual forma, a avaliação dos impactos da digitalização do seu gabinete será constante e implicará uma permanente revisão de desafios, objetivos, estratégias e planos para que o sucesso seja um caminho em auto-renovação.

Como avaliar o progresso?

Use esta lista de verificação:

  • Número de clientes perdidos.
  • Número de novos clientes.
  • Faturação média mensal.
  • Média de horas gastas com cada cliente em resumo semanal.
  • Custos com papel.
  • Custos com energia.
  • Custos com rendas.
  • Custos com pessoal.
  • Custos com expedição e receção de documentos.
  • Inquéritos de satisfação internos anónimos.
  • Inquéritos a clientes novos/ instalados.

Comece hoje mesmo a sua viagem e agende uma sessão de demonstração do Arquivo Digital Bizdocs!

Temos total capacidade para poder digitalizar o seu Gabinete em estreita colaboração com o seu parceiro tecnológico de referência.

Integração Automatizada

O Bizdocs é compatível com os principais sistemas de contabilidade e gestão, permitindo uma integração imediata e sem disrupção. Os processos habituais entre si e a sua contabilidade podem ser automatizados, permitindo que, por exemplo, faturas sejam classificadas e lançadas sem intervenção humana – e com menos erros e atrasos.