Quanto mais um negócio cresce, mais se acumulam as capas, gavetas e armários cheios de papéis, faturas e recibos, e por consequente o tempo gasto a receber, enviar, processar, organizar, manter, localizar e proteger esta montanha de papel.
Já imaginou como seria o dia a dia do seu escritório de Contabilidade se tudo isso se resolvesse em segundos?
Com os avanços da tecnologia na contabilidade e a entrada em vigor de legislação como o Decreto-Lei 28/2019 (que permite a digitalização legal de documentos contabilísticos, eliminando a obrigação de guardar as faturas em papel por 10 anos) os montes de papéis podem deixar de fazer parte do dia a dia dos escritórios de Contabilidade.
Atualmente, nada justifica a existência destas montanhas de papel e do espaço que elas ocupam nas nossas vidas, quando existem alternativas tecnológicas que facilitam e agilizam o processo de tratamento e arquivo das informações essenciais para o seu trabalho. Um processo que, com soluções como o Bizdocs, pode começar no seu telemóvel, em qualquer lugar onde esteja.
No entanto, para manter um arquivo digital em conformidade legal, não basta ter todos os documentos contabilísticos em imagem ou pdf guardados no seu computador. O armazenamento e manutenção desse arquivo digital deve obedecer a requisitos legais que a maioria dos escritórios de Contabilidade e empresas não consegue cumprir sem um apoio especializado. Todos os documentos de relevância fiscal, devem ser guardados de forma sequencial e respeitar o plano de arquivo e individualização de cada tipo de documento (faturas, recibos…) sem comprometer a integralidade dos mesmos.
Quais são as principais obrigações legais quanto ao arquivo digital e desmaterialização mencionados no Decreto-Lei 28/2019?
De acordo com o Artigo 23.º do Decreto-Lei 28/2019 devem ser asseguradas:
- As operações de digitalização e arquivo devem ser executadas com o rigor técnico necessário à obtenção de imagens perfeitas e legíveis dos documentos originais, sem perda de informação para que a consulta e reprodução no suporte eletrónico seja possível, quando os documentos passam para o formato eletrónico num arquivo digital.
- A execução de controlos que garantam a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento;
- A execução de funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados (todos os processos de digitalização de documentos devem garantir que não se perde informação nem que é possível alterar o seu conteúdo).
- Os ficheiros de imagens devem ser denominados ou organizados sequencialmente por forma a permitir procurar a imagem de um documento através da sua identificação.
- A destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel apenas pode ocorrer após assegurados os controlos descritos.
- Para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais.
- As empresas são obrigadas a possuir cópias de segurança dos suportes eletrónicos e devem ser armazenados em locais distintos e em condições de conservação e segurança necessária a garantir a impossibilidade de perda de informação.
(Informação retirada do DRE)
Segurança, Auditoria, Rastreabilidade e Restrições de Acesso aos dados são fatores imprescindíveis para a manutenção de um processo que elimine os riscos de falhas, perdas ou mesmo fuga de informações sigilosas, e esteja em conformidade com a legislação em vigor.
Mas deve também assegurar que a Autoridade Tributária tem acesso e autentica estes processos, por isso deve ter em consideração:
- Funções ou programas para acesso controlado aos dados;
- Funções ou programas permitindo a exportação de cópias exatas para suportes ou equipamentos correntes no mercado;
Desta forma, após a digitalização dos documentos dentro dos parâmetros legais impostos pela Autoridade Tributária e Aduaneira, é possível destruir os originais emitidos em papel. Caso sejam faturas de fornecedores, a destruição do documento pode ser feita apenas após ter sido exercido o direito à dedução do IVA.
O Arquivo Digital veio facilitar o trabalho dos Contabilistas, na redução de tarefas repetitivas e automatizando processos. Pode receber, enviar, partilhar, organizar e processar documentos num único lugar e com poucos cliques – onde quiser e quando quiser, sempre com a segurança garantida.
A digitalização, em conformidade com a lei para que todas as regras impostas sejam cumpridas, permite ter sempre todos os documentos seguros e permite rapidez e que seja o profissional que todos querem trabalhar!
O Bizdocs, oferece-lhe a solução ideal de Arquivo Digital equipada com um digitalizador ultra compato de elevada performance, capaz de digitalizar todos os seus documentos (desde faturas a recibos e talões) e carrega-los diretamente para o Bizdocs, sem precisar de os organizar e fazendo a leitura de todas as informações que constam nos documentos. Tudo isto com apenas um toque,para que possa poupar tempo, otimizar recursos, e permite eliminar quase todo o papel na sua empresa com a segurança e em conformidade com a lei.
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