A pandemia do Covid-19 forçou muitos profissionais de contabilidade a trabalhar exclusivamente a partir de casa.
Quer isto seja algo que já costuma fazer quer seja uma novidade para si, há uma pergunta que aparenta ser comum a todos os profissionais que estão em teletrabalho:
Como posso manter os dados da minha empresa e dos meus clientes protegidos?
Aqui está um guia passo a passo para lhe dar a orientação que precisa.
Contabilistas em Home Office
A realidade decorrente do COVID-19 forçou um número sem precedentes de pessoas a trabalhar a partir de casa. Para aqueles que estão nesta situação, talvez a segurança dos dados não tenha sido um problema, pelo menos até agora.
Ao estarem em teletrabalho, os profissionais de contabilidade deparam-se com volumes cada vez maiores de dados confidenciais. Isto levanta algumas questões:
- Como pode manter os seus dados seguros ao trabalhar em casa?
- Como manter os dados dos seus clientes seguros?
Antes de responder a estas questões, há alguns pontos importantes a ter em consideração.
Em primeiro lugar, não existe 100% de segurança no que diz respeito à Internet. Nenhum produto ou dispositivo fornecerá uma proteção infalível, apesar das alegações em contrário. Em segundo lugar, a segurança na Internet e o anonimato não são a mesma coisa. Em terceiro lugar, muitos provedores afirmam que executar programas na nuvem é mais seguro do que executar programas locais. Ou seja, programas instalados em servidores da empresa ou computadores individuais.
Todo o trabalho de um escritório de contabilidade depende da obtenção, classificação e registo de documentos e dados para seu processamento correto e atempado, além envio e receção de informações às autoridades governamentais competentes. O processamento, por sua vez, é baseado num fluxo constante de documentos tanto entre as empresas de contabilidade e os seus clientes assim como com o Estado.
Assim, para manter um fluxo documental protegido e funcional sem afetar a capacidade operacional e de resposta do seu negócio enquanto está em teletrabalho, estas são os passos que deve seguir:
1. PC ou Laptop conectado para cada colaborador
Se vamos ter de processar informação e documentos de forma remota, é essencial que cada colaborador – incluindo os seus clientes – tenha acesso a um computador pessoal, portátil ou não, e que esse dispositivo esteja ligado ou possa ligar-se à internet. É a primeira peça necessária neste puzzle.
2. Software instalado e/ou acesso seguro ao seu software de contabilidade
Cada um dos aparelhos envolvidos na sua operação terá de poder cumprir à distância todo o trabalho que seria feito nas suas instalações. Isso implica que cada um dos seus colaboradores terá que ter acesso ao software, seja de forma residente no seu computador ou através de acesso remoto – cuja implementação em segurança pode ter que passar por uma VPN (Virtual Private Network) ou outra solução de acesso controlado.
No entanto, quando o software está residente num computador pessoal, a informação não é partilhada on-line, sendo muitas vezes muito difícil sincronizar a informação da informação dos clientes. Na prática esta situação pode originar erros graves de informação contabilística ou de recursos. A alternativa mais segura será sempre aceder a sistemas on-line, em cloud.
Deste modo todos os colaboradores incluindo supervisores poderão acompanhar o desenvolvimento do trabalho em tempo real.
3. Clientes conectados
Mesmo que cada um dos seus colaboradores tenha acesso a um computador e ao software necessário, a dependência do fluxo documental obriga a que cada um dos seus clientes tenha uma forma segura e legal para lhe transmitir documentos à distância em formato digital.
Será muito importante ter uma solução que lhe permita rastrear o fluxo documental dos seus clientes e o processamento dos mesmos pelos seus colaboradores. Para não se perder nenhuma informação.
Por fim, é importante também uma plataforma para realização de reuniões on-line para apresentação de relatórios, resultados de auditoria e pontos de situação sobre os processos dos seus clientes.
4. Documentos digitalizados – o fim das pilhas de papel
Convenhamos que nada justifica, atualmente, as pilhas de papel e o espaço que elas ocupam nas nossas empresas e mesmo em nossa casa. Principalmente quando a própria lei já mudou e, hoje em dia, já nenhuma empresa é obrigada a manter arquivos em papel ao abrigo do DL 28/2019. Resta apenas digitalizar todos os documentos, passados e futuros. A boa notícia é que já existem soluções para isso, de forma cada vez mais fácil. Em muitos casos, basta um telemóvel.
5. Um dispositivo seguro para digitalizar documentos
A maioria das pessoas não tem um scanner/digitalizador em casa. E mesmo as impressoras pessoais multifunções, que incluem digitalização, nem sempre são práticas para digitalizar em série grandes quantidades de documentos (para já nem falar do perigo de contaminação que as multifunções nas empresas podem constituir, por serem utilizadas por tanta gente). Mas existem no mercado soluções pessoais acessíveis – algumas pré-configuradas com sistemas de gestão de documentos contabilísticos.
6. Uma forma de manter um arquivo digital em conformidade legal
Infelizmente, não basta ter todos os documentos contabilísticos em imagem ou pdf para estar em cumprimento da lei. O armazenamento e manutenção desse arquivo digital obedece a requisitos legais que a maioria dos particulares e mesmo empresas não consegue cumprir. Segurança, auditoria, rastreabilidade e restrições de acesso aos dados são fatores imprescindíveis para manutenção de um processo que elimine os riscos de falhas, perdas ou mesmo fuga de informações sigilosas. Outro fator crítico é a capacidade de pesquisa e recuperação dos documentos com velocidade e precisão.
7. Um sistema inteligente que mantenha cada documento no seu devido lugar
Nenhuma operação de contabilidade consegue ser eficiente se tivermos que gerir centenas ou milhares de emails de dezenas ou centenas de clientes. Simplesmente não é prático, pois cada um de nós recebe já, diariamente, inúmeras mensagens por esta via e perderíamos horas ou dias só a filtrar e destinar cada mensagem com documentos anexos. O risco de perda de documentos e de lançamentos errados será elevadíssimo.
As ferramentas de e-mail e outras aplicações de envios de mensagens não garantem segurança, rastreabilidade e a localização rápida dos documentos necessários.
Felizmente existem soluções em que cada cliente tem um acesso exclusivo e, ao fazer upload de um documento contabilístico ou de recursos humanos para a sua área de acesso, está na realidade a arquivá-lo no lugar certo, de forma a que o escritório de contabilidade possa aceder de imediato àquele documento, daquele cliente, naquela data, e em tempo real ter informação correta e atualizada.
Conclusão
Perante cada calamidade global, existem sempre duas formas de reagir: uma é com o pânico irracional, que esvazia as prateleiras nos supermercados e causa por vezes mais problemas do que deveriam existir; a outra é de forma inteligente e produtiva, escolhendo as melhores soluções para se adaptar a uma nova realidade, seja ela temporária ou definitiva.
Roberto Dias Duarte
Roberto Dias Duarte é conselheiro da Omie (Brasil), Fortes Tecnologia (Brasil) e Latourrette Consulting (Portugal), Advisor na Darwin Capital (Brasil) e professor.
Conheça o seu blog: www.robertodiasduarte.com.br
Artigo original disponível em: https://www.robertodiasduarte.com.br/contabilidade-como-manter-a-seguranca-dos-dados-ao-trabalhar-em-casa/
