O impacto da pandemia Covid-19 foi enorme, seja a nível social, profissional ou económico. Atualmente, estamos perante uma série de consequências despoletadas por esta pandemia que afetou profissionais de todas as áreas, incluindo Escritórios de Contabilidade. Entender este impacto é essencial para atravessar a crise e conseguir manter o negócio estável e competitivo para o futuro.
Sabe quais são os verdadeiros desafios impostos pela pandemia Escritórios de Contabilidade? E como os resolver?
A forma como as nossas vidas mudaram ao longo do último ano abriu muitas dúvidas e incertezas para o futuro. Cada vez mais temos que ser capazes de agir e reagir rápido e eficazmente para reajustar e encontrar soluções para os problemas que tem surgindo.
Veja então aqui alguns os desafios trazidos pela pandemia e como os resolver:
O teletrabalho, onde o escritório passa a ser em casa de cada colaborador.
Todo o trabalho de um escritório de contabilidade depende da obtenção, classificação e registo de documentos e dados para seu processamento correto e atempado, além envio e receção de informações às autoridades governamentais competentes.
Para que esse fluxo documental se consiga manter funcional, fluído e em concordância com as recomendações da DGS, terá que se adaptar. Um processo baseado em papel e contacto físico já não é opção. Assim, para solucionar este problema, os escritórios de contabilidade devem implementar processos que permitam agilizar a troca de documentos e informações com os seus clientes.
O primeiro passo, é a adoção de soluções online e em nuvem, permitindo que cada um dos seus colaboradores e clientes tenham acesso a toda a informação em qualquer lugar, a partir de qualquer dispositivo com ligação à internet.
A Comunicação à distância e em tempo real
As visitas ao cliente e a entrega de documentação em papel, deixaram de ser opções viáveis.
Essa mudança num processo “tradicional” poderá ter impactos diretos na capacidade operacional do escritório de Contabilidade e dos seus clientes se não forem capazes de se adaptarem.
A pandemia veio demonstrar a importância da adoção de novas tecnologias. Soluções online que ofereçam troca de informações em tempo real, e em formato digital, como o Arquivo Digital, são fundamentais para manter a comunicação em tempo real entre os Contabilistas e os seus Clientes, permitindo a ambos manterem o normal funcionamento dos seus negócios.
Descentralização dos sistemas de informação e do acesso à documentação
O Contabilista exerce uma atividade essencial para os negócios dos seus clientes, que nesta altura e, talvez mais do que nunca, necessitam de ajuda em vários pontos da gestão das suas empresas. Por isso, a facilidade de acesso a documentos e informação essencial em tempo real, é essencial para a tomada de decisões conscientes.
Manter o Espírito de equipa
Mesmo com o distanciamento social, deve fomentar o espírito de equipa para que os seus colaboradores continuem motivados e empenhados no seu dia-a-dia. Sabemos que a pandemia teve trouxe impactos a nível pessoal, sendo muito importante manter um clima de proximidade e confiança com os seus colaboradores e clientes e mostrar que estão juntos nesta “batalha”. Proporcione momentos de união, acompanhamento e partilha por videochamada. Seja transparente com os objetivos e o caminho a seguir do seu escritório.
Todas as mudanças provocadas pela Covid-19, são exigentes e exigem uma maior capacidade e velocidade de resposta no dia-a-dia dos profissionais de Contabilidade.
Os Escritórios de Contabilidade têm como reagir e procurar soluções para manter um elevado nível de trabalho e de proximidade com cada um dos seus clientes.
E no seu escritório de Contabilidade, o que mudou para sempre no pós-COVID19?
