Traduzido e adaptado por Roberto Dias Duarte.
Num muito curto período de tempo, empresas de contabilidade de todo o mundo foram lançadas ao mundo do trabalho remoto. Houve uma correria para criar práticas de trabalho remoto e ajudar os funcionários a montar escritórios improvisados nas suas salas de jantar, salas de estar e quartos.
Até as empresas mais tradicionais estão a ser forçadas a enfrentar os desafios que surgiram em relação ao trabalho remoto e os anteriormente existentes têm vindo a ser ampliados.
Há um erro muito comum que as empresas estão a cometer neste momento: tentar replicar suas práticas de comunicação existentes dentro da sua equipa recém-distribuída.
Quando está sob o mesmo teto, passar por um colega no corredor ou bater no ombro dele para esclarecer que algo é uma ocorrência diária. Isso não acontece quando está trabalho remoto.
Uma solução de videoconferência, como o Zoom, é brilhante para substituir as reuniões presenciais, e ferramentas de mensagens instantâneas, como o Slack ou o Microsoft Teams, podem ser úteis para divulgar algo rapidamente ou como um ‘bebedouro’ virtual.
Mas essas ferramentas, por si só, não equipam sua empresa para trabalhar remotamente. Especialmente quando são usados de forma ineficaz.
Se é nisso que a sua empresa se apoia, é muito provável que você esteja agora:
- A enviar e a receber mais e-mails do que nunca;
- A enfrentar pontos cegos de comunicação;
- A lidar com fardos de informações internas sobre os clientes;
- A ter mais reuniões do que nunca;
- A ser constantemente interrompido por notificações;
- Mais stressado;
- Preocupado com as coisas que estão fora do seu controlo;
- A trabalhar mais horas apenas para acompanhar os processos.
Para trabalhar efetivamente como uma empresa distribuída sem criar mais stress e trabalho para todos, precisará de menos ferramentas, sem falhas de comunicação e um melhor comportamento da equipa.
A comunicação está no centro do trabalho remoto
Para toda a discussão sobre mudanças e as ferramentas certas para trabalhar remotamente, o seu foco principal deve estar na maneira como se comunica.
Provavelmente já utiliza ferramentas na cloud para a gestão financeira dos seus clientes, processamento contabilístico/fiscal/trabalhista. Também já deve estar a usar o bate-papo por vídeo, Whatsapp e emails.
O desafio crucial no trabalho remoto para sua empresa de contabilidade é a colaboração eficaz dentro de sua equipa.
Como garante que a sua equipa não está a duplicar os seus esforços?
Como é que os funcionários permanecem responsáveis pelas tarefas enquanto estão fora do escritório?
Como manter o espírito de equipa e como manter a equipa motivada sem a conversa de escritório?
Mensagens instantâneas e a ilusão de comunicação
Uma app de mensagens instantâneas, como Whatsapp, Slack ou Microsoft Teams, faz muito sentido à primeira vista. Teoricamente, estas plataformas mantêm todos em contacto, exatamente como no escritório. E todos usam algum tipo de aplicação para mensagens instantâneas na sua vida normal fora do trabalho, por isso deve ser fácil de implementar.
Basta gravar uma mensagem rápida e terminar com isso, certo?
E isso é verdade na prática, mas apenas para alguns casos. Na realidade, na maioria das vezes, as mensagens não são a melhor ferramenta de comunicação. Aqui estão algumas das suas armadilhas.
Interrupção constante
O piscar constante de notificações pode ser perturbador, para dizer o mínimo. A maioria simplesmente não pode ignorar uma nova notificação e examiná-la imediatamente. Isso leva à diminuição da produtividade e à confusão quando se trata de prioridades.
Está fora de contexto do trabalho real
O chat instantâneo é um sistema totalmente novo, completamente separado das ferramentas que sua equipa usa para realizar seu trabalho. É difícil discutir algo quando os detalhes essenciais não estão na cabeça. Ou para falar sobre a resposta a um e-mail de um cliente difícil quando esse e-mail não está lá. Ou então, para recorrer ao comentário de um colega da semana passada que você não consegue localizar no momento.
É cansativo
Seguir uma conversa de grupo sem uma direção clara é cansativo, ineficiente e stressante. Em vez de usar todo o seu foco para realizar o trabalho, acaba por se dividir entre conversas que, embora provavelmente sejam importante, não eram urgentes.
Pensamentos cortados
Só porque todo mundo está a enviar muito conteúdo e várias mensagens estão a ser enviadas não significa que todos estão a comunicar ou que estão todos na mesma página. A natureza das mensagens instantâneas não é propícia à partilha de pensamentos completos.
Como já deve ter percebido, o efeito de confiar demais nas mensagens instantâneas resulta numa equipa distraída, stressada e ineficiente.
Uma maneira melhor de trabalhar juntos quando está separado de todos
Se a mensagem instantânea não é a resposta, o que é? Como pode manter sua equipa alinhada quando ela está afastada?
Primeiro, precisa aumentar o uso da comunicação assíncrona.
Comunicação assíncrona é quando se comunica sem a expectativa de uma resposta imediata. Um exemplo seria responder a um email algumas horas após recebê-lo, ou mesmo um dia inteiro depois, sem afetar o trabalho. Isso é diferente de responder a uma mensagem direta numa plataforma colaborativa. Há uma subtil, porém grande, diferença entre os dois.
A mudança para um tipo de comunicação mais assíncrona resulta nos funcionários terem mais controlo sobre quando respondem de volta. Isso dá-lhes mais tempo para um trabalho profundo e ininterrupto – onde é realizado um trabalho de mais alta qualidade. E permite às pessoas mais tempo para agir e refletir.
O contexto é crítico para a colaboração
Mesmo com todos os elementos fundamentais para se comunicar, ninguém pode funcionar a 100% sem o contexto apropriado. Imagine tentar decifrar um quebra-cabeça (em equipa) em diferentes locais. Alguém tem algumas centenas de peças, um companheiro de equipa tem várias dúzias e assim por diante. Mas somente você tem a imagem completa do quebra-cabeças.
É muito importante o valor do contexto quando equipas remotas colaboram num projeto. Cada bit de comunicação; um e-mail, telefonema ou até entregas são peças para o projeto geral ou “quebra-cabeças”.
O uso de várias ferramentas e formas de comunicação deve ser facilmente organizado e visto no contexto dos amplos planos e projetos da sua empresa.
Comunicar sobre o trabalho que a sua equipa realiza na mesma plataforma é exatamente como as equipes remotas ganham contexto. Existem ferramentas que permitem que a sua equipa remota colabore em projetos, trabalhe com clientes e comunique entre si, em contexto, e num único local.
A ferramenta certa para o trabalho em home office
Agora que mostramos que o trabalho assíncrono faz sentido, escolher a ferramenta certa para que isso aconteça na sua empresa é o próximo passo lógico.
As ferramentas de colaboração do fluxo de trabalho são projetadas para estruturar, organizar e acompanhar o progresso do trabalho, onde é necessário um trabalho em equipa de alto nível para concluir todos os aspectos principais das tarefas.
Você pode tentar fazê-lo funcionar com email, folhas de Excel ou uma ferramenta genérica de fluxo de trabalho, mas a realidade é que eles não são adaptados às necessidades exclusivas das empresas de contabilidade. E isso provavelmente significa adicionar mais aplicativos à sua pilha de tecnologia existente.
Quando você experimenta ferramentas de colaboração genéricas, corre o risco de:
- Investir em ferramentas que possuem recursos de que não precisa
- Encontrar lixo desnecessário adicionando aos processos já existentes
- Acabar a usar ferramentas que não possuem os recursos essenciais de que realmente precisa
É por isso que escolher uma ferramenta de colaboração do fluxo de trabalho projetada especificamente para empresas de contabilidade faz sentido. Obtenha tudo o que precisa e nada do que não é necessário.
Sem soluções “gambiarra”
A crise do COVID-19 mudou o que é “normal”, tanto no local de trabalho como na forma como vivemos o nosso dia-a-dia.
Não sabemos quanto tempo durará a situação atual, mas todas as indicações mostram que este será o novo normal por algum tempo. Não introduza ferramentas ou práticas como um paliativo.
As empresas mais inteligentes irão olhar para este período como uma oportunidade.
Use isso como uma força para fazer algumas mudanças necessárias. Adicione os sistemas certos que o beneficiarão a longo prazo. Introduzir hábitos de trabalho positivos. Mantenha sua equipa feliz. E permita que eles façam o melhor trabalho possível.
Original em: https://karbonhq.com/resources/the-big-mistake-being-made-by-newly-remote-accounting-firms/
