Agora que o Covid-19 (Coronavírus) foi já declarado uma pandemia pela Organização Mundial de Saúde e que dezenas de governos em todo o mundo começam a adotar medidas de prevenção e auto-quarentena, começam já a fazer-se sentir as consequências económicas e as quebras de produtividade nas empresas.
Todos sabemos que o teletrabalho é uma das soluções óbvias para evitar o contágio nas empresas mas, quando falamos de operações de contabilidade, a dependência de documentos e do seu transporte coloca desafios muito particulares a esta atividade.
“Trabalhar em casa” é uma frase fácil. Manter operacional, segura e eficiente uma empresa de contabilidade a partir de casa, já nem tanto – senão vejamos:
Todo o trabalho de um escritório de contabilidade depende da obtenção, classificação e registo de documentos e dados para seu processamento correto e atempado, além envio e receção de informações às autoridades governamentais competentes.
Enfim, o processamento é baseado num fluxo constante de documentos entre as empresas de contabilidade e os seus clientes assim como com o Estado.
Como manter esse fluxo documental gerido e funcional, salvaguardando o bem estar e a saúde de todos os envolvidos, em concordância com as recomendações da DGS, OMS e diretivas governamentais? Sem que haja contato físico entre os diversos intervenientes? Sem afetar a capacidade operacional e de resposta? São estes os desafios que aqui queremos ajudar a vencer.
O que é necessário para que toda uma operação de contabilidade possa funcionar com cada elemento isolado em sua casa? É essa a checklist que lhe trazemos hoje:
- PC ou Laptop conectado para cada colaborador
Se vamos ter que processar informação e documentos de forma remota, é essencial que cada colaborador – incluindo os seus clientes – tenha acesso a um computador pessoal, portátil ou não, e que esse dispositivo esteja ligado ou possa ligar-se à internet. É a primeira peça necessária neste puzzle.
- Software instalado e/ou acesso seguro ao seu software de contabilidade
Cada um dos aparelhos envolvidos na sua operação terá que poder cumprir à distância todo o trabalho que seria feito nas suas instalações. Isso implica que cada um dos seus colaboradores terá que ter acesso ao software, seja de forma residente no seu computador ou através de acesso remoto – cuja implementação em segurança pode ter que passar por uma VPN (Virtual Private Network) ou outra solução de acesso controlado.
No entanto, quando o SW está residente num computador pessoal, a informação não é partilhada on-line, sendo muitas vezes muito difícil sincronizar a informação da informação dos clientes. Na prática esta situação pode originar erros graves de informação contabilística ou de recursos. A alternativa mais segura será sempre aceder a sistemas on-line, em cloud.
Deste modo todos os colaboradores incluindo supervisores poderão acompanhar o desenvolvimento do trabalho em tempo real. Fale com o seu fornecedor de serviços de informática para encontrar a melhor solução para si.
- Clientes conectados
Mesmo que cada um dos seus colaboradores tenha acesso a um computador e ao software necessário, a dependência do fluxo documental obriga a que cada um dos seus clientes tenha uma forma segura e legal para lhe transmitir documentos à distância em formato digital.
Será muito importante ter uma solução que lhe permita rastrear o fluxo documental dos seus clientes e o processamento dos mesmos pelos seus colaboradores. Para não se perder nenhuma informação.
Por fim, é importante também uma plataforma para realização de reuniões on-line para apresentação de relatórios, resultados de auditoria e pontos de situação sobre os processos dos seus clientes.
- Documentos digitalizados – o fim das pilhas de papel
Convenhamos que nada justifica, hoje em dia, as pilhas de papel e o espaço que elas ocupam nas nossas empresas e mesmo em nossa casa. Principalmente quando a própria lei já mudou e, hoje em dia, já nenhuma empresa é obrigada a manter arquivos em papel ao abrigo do DL 28/2019. Resta apenas digitalizar todos os documentos, passados e futuros. A boa notícia é que já existem soluções para isso, de forma cada vez mais fácil. Em muitos casos, basta um telemóvel.
- Um dispositivo seguro para digitalizar documentos
A maioria das pessoas não tem um scanner/digitalizador em casa. E mesmo as impressoras pessoais multifunções, que incluem scanning/digitalização, nem sempre são práticas para digitalizar em série grandes quantidades de documentos (para já nem falar do perigo de contaminação que as multi-funções nas empresas podem constituir, por serem utilizadas por tanta gente). Mas existem no mercado soluções pessoais acessíveis – algumas pré-configuradas com sistemas de gestão de documentos contabilísticos.
- Uma forma de manter um arquivo digital em conformidade legal
Infelizmente, não basta ter todos os documentos contabilísticos em imagem ou pdf para estar em cumprimento da lei. O armazenamento e manutenção desse arquivo digital obedece a requisitos legais que a maioria dos particulares e mesmo empresas não consegue cumprir. Segurança, auditoria, rastreabilidade e restrições de acesso aos dados são fatores imprescindíveis para manutenção de um processo que elimine os riscos de falhas, perdas ou mesmo fuga de informações sigilosas. Outro fator crítico é a capacidade de pesquisa e recuperação dos documentos com velocidade e precisão.
- Um sistema inteligente que mantenha cada documento no seu devido lugar
Nenhuma operação de contabilidade consegue ser eficiente se tivermos que gerir centenas ou milhares de emails de dezenas ou centenas de clientes. Simplesmente não é prático, pois cada um de nós recebe já, diariamente, inúmeras mensagens por esta via e perderíamos horas ou dias só a filtrar e destinar cada mensagem com documentos anexos. O Risco de perda de documentos e de lançamentos errados será elevadíssimo.
As ferramentas de e-mail e outras aplicações de envios de mensagens não garantem segurança, rastreabilidade e a localização rápida dos documentos necessários.
Felizmente existem soluções em que cada cliente tem um acesso exclusivo e, ao fazer upload de um documento contabilístico ou de recursos humanos para a sua área de acesso, está na realidade a arquiva-lo no lugar certo, de forma a que o escritório de contabilidade possa aceder de imediato àquele documento, daquele cliente, naquela data, e em tempo real ter informação correta e atualizada.
Algumas das maiores empresas do mundo estão já a oferecer aos seus colaboradores e ao público acesso gratuito a serviços que lhes permitem trabalhar à distância.
É o caso da Latourrette, que está a oferecer seis meses de utilização gratuita para Empresas de Contabilidade, da sua plataforma inteligente de gestão documental contabilística – Bizdocs. Esta plataforma, criada expressamente para a gestão, transmissão e arquivo de documentos contabilísticos, funciona de forma incrivelmente simples:
- Cada cliente particular tem acesso a uma área de arquivo e organização documental – uma espécie de cloud privada – para onde pode enviar e consultar todos os seus documentos, talões ou faturas, documentos bancários, relatórios, recibos, podendo mesmo enviar fotos dos mesmos tiradas por telemóvel;
- Por sua vez, o Escritório de Contabilidade tem acesso a um portal onde se incluem todos os seus clientes, cada um com o seu arquivo próprio, podendo classificar, processar e gerir toda essa documentação sem recurso a uma única folha de papel, em perfeita conformidade com a lei e sem nunca mais perder um único documento de vista.
Perante cada calamidade global, existem sempre duas formas de reagir: uma é com o pânico irracional, que esvazia as prateleiras nos supermercados e causa por vezes mais problemas do que deveriam existir; a outra é de forma inteligente e produtiva, escolhendo as melhores soluções para se adaptar a uma nova realidade, seja ela temporária ou definitiva.
A escolha é sempre sua!
