A democratização da tecnologia tem sido útil às PME nacionais, face à relativa ausência de grandes quantidades de capital humano ou financeiro, para poderem crescer mais rapidamente e tornarem-se mais competitivas.
A contabilidade tem permanecido numa dimensão material e documental elevada, com uma carga de informação que requer constante sistematização, cuidado, hierarquização e acessibilidade.
Os colaboradores ao lidarem com documentos, atas, tabelas e outros arquivos, gastam uma quantidade de tempo muito substancial do seu dia, que poderia ser usado de forma mais estratégica.
Qual o posicionamento do papel do contabilista no ideário do cliente quando a realidade é esta?… Um serviço documental externalizado, aborrecido, pelo qual se paga o menos possível para não ter de fazer “dentro de portas”?
Na nossa experiência, isto não é uma inevitabilidade. Com a estratégia certa conseguirá melhorar a perceção de valor do seu serviço para que o seu cliente o “veja” de outra forma. Da forma que merece!
Com uma plataforma central sólida e segura, onde os colaboradores e cliente trabalhem sobre a mesma versão de dados e documentos, conseguirá redefinir o seu papel na vida do seu cliente, valorizar e competir com a concorrência para lá do custo, e melhorar o trabalho e retenção da sua equipa, necessários à sustentabilidade e viabilidade do seu gabinete.
Como vimos, a solicitação digital dos seus clientes por várias vias e canais irá adensar-se, e sem melhor organização e menor acumulação de processos, não terá forma de dar resposta sem contratar mais pessoas, mais espaço físico para os documentos e aumentar o ruído sem aumentar produtividade ou valor.
É uma estratégia sem final feliz.
Como resolver o medo perder ficheiros ou documentos de clientes
Com o arquivo digital, o seu Gabinete consegue deter um maior controlo sobre todos os processos dos seus clientes, em tempo real.
Sendo gestor ou proprietário de um Escritório de Contabilidade, terá uma visão ampla e atualizada do trabalho que está a executar, para que cliente, o prazo para terminar uma tarefa e se existem obstáculos que precisem de ser superados para a concluir a ação pretendida.
Com os sistemas de arquivo digital, os Escritórios de Contabilidade asseguram também que nunca mais perderão um ficheiro ou documento de qualquer cliente, estabelecendo agora um compromisso a longo prazo que o diferencia da concorrência.
Além disso, permite ter acesso aos dados apenas por colaboradores autorizados e pelos seus gestores, de forma a que o trabalho com estes documentos seja mais seguro e eficiente.
Desta forma está a dar passos sólidos para um arquivo digital e uma estratégia digital.
