Depois da identificação de desafios, que é o passo mais importante que temos de dar rumo a um gabinete de contabilidade digital, surge a necessidade de darmos passos concretos e decisivos. É a etapa seguinte.
É essencial estabelecer um ponto de foco, desenhar a estratégia e escolher a solução.
Objetivo: Foco
A transformação digital está a mudar a forma como os negócios interagem entre si e, como consequência, é-lhe exigida uma capacidade permanente de adaptação e reinvenção para as quais terá certamente pouco tempo.
O resultado é uma aparente capacidade para lidar com multitarefas, em que a sua equipa gera movimento sem ser progresso. Quase como um cavalo de pau de uma criança: mexe-se bastante mas não sai do mesmo lugar.
Com o email, telefone, redes sociais, WhatsApp, Teams, correio, deslocações físicas, vê-se a braços com informação despejada multicanal que não lhe permite respirar nem refletir na relação com o seu cliente, na gestão da equipa, na sustentabilidade do seu negócio, ou na projeção de necessidades de fundo de maneio do próximo trimestre, para si e para os seus clientes.
Neste ponto, julgamos que deve envolver ativamente a sua equipa e clientes.
Qual seria a melhoria mais significativa que gostaria de ver no seu gabinete Quais os objetivos centrais em que se deve focar?
Pondere se alguns destes aspetos serão prioritários no seu gabinete:
- Conquistar novos clientes não dependentes da proximidade;
- Redução de custos operacionais (rendas, papéis e combustíveis);
- Evoluir a relação com o cliente;
- Redefinir a missão e valores do meu gabinete;
- Libertar, formar e capacitar a minha equipa;
- Aumentar a eficácia nos processos e libertar tempo nas tarefas;
- Melhorar segurança e transparência nos serviços;
- Crescer o gabinete e ter presença nacional e internacional.
O desenho da estratégia
Para a transformação digital do seu Gabinete ter sucesso é essencial a definição de uma estratégia clara, intencional e personalizada. Identificados os desafios centrais no seu escritório e dando-lhes um foco por ordem de prioridades, cabe-lhe agora inventariar os recursos, sejam eles humanos, capitais, tempo e quais os novos procedimentos a adotar.
Também nesta fase deve envolver ativamente a sua equipa, mas acima de tudo os seus parceiros de negócio, ou caso não tenha, procurar um consultor tecnológico que consiga apoiar por ter experiência funcional na área e que evite cometer erros desnecessários.
Comunicação clara de fluxos documentais
Um dos pontos importantes que deve considerar nesta etapa é desde logo a comunicação clara dos novos fluxos documentais e das políticas e procedimentos de trabalho aos seus clientes.
Deve prever formas de evitar a rejeição, incluindo a previsão de custos acrescidos para quem decida manter-se no envio físico dos documentos.
Um exemplo: a criação de uma política de não-receção de documentos físicos em mãos às segundas e sextas-feiras, por serem dias de trabalho remoto para as suas equipas.
A definição deste limite é flexível o suficiente para que não impossibilite totalmente o envio físico de documentos (que na realidade deve ser um caminho progressivo e não repentino), enquanto alivia custos e tempo à sua equipa, permitindo um maior equilíbrio casa-trabalho.
Objetivos, métricas e políticas da estratégia
Na nossa rede de parceiros e clientes, identificamos alguns aspetos que devem ser incluídos no desenho da estratégia rumo a um gabinete digital.
A sua estratégia deve contemplar objetivos, métricas e políticas sempre no plano externo e no plano interno. A combinação dos dois é um eixo contínuo que gera o sucesso, não sendo por isso completamente indissociáveis.
Criação do plano e estratégia
- Definição da missão e objectivos do gabinete (curto, médio e longo prazo), qual o objectivo de transformação para as equipas?
- Processos de implementação e mecanismos de comunicação: como vai o meu gabinete informar os clientes dos novos procedimentos?
- Plano de alteração de procedimentos (gradual, faseado e sustentado).
- Flexibilização por um reduzido período de tempo?
- Seleção de um número de clientes para experimentar novos modelos digitais de trabalho.
- Incluir os elementos da equipa como utilizadores? Reservar parte da equipa para processamento manual?
A escolha da solução
Não faria sentido recomendarmos outra solução que não aquela em que trabalhamos diariamente para cumprir com todas as necessidades do seu Gabinete.
O Arquivo Digital Bizdocs é uma plataforma inteligente, dinâmica e altamente adaptativa que integra e disponibiliza toda a documentação enquanto otimiza os processos e fluxos de trabalho diários.
Um sistema cuja principal função é eliminar papel e ficheiros desorganizados, libertando tempo para produtividade e reduzindo custos ao gabinete.
Gerir de forma dinâmica e digital toda a documentação empresarial, integrada com os sistemas de gestão e contabilidade existentes, garante transparência, fiabilidade e longevidade da operação, permitindo especialização funcional e conquista de novos mercados, sem descurar o cuidado com clientes atuais.
No entanto, não deixamos de recomendar vivamente que envolva o seu parceiro de confiança, e deixar que o mesmo o apoie na seleção e na adaptação da solução adaptada à sua necessidade.
A solução deve ser
- Digitalizada, centralizada e acessível a partir de qualquer lugar/dispositivo, para que possa reduzir custos. E poder encontrar rapidamente qualquer informação e ficar menos dependente de deslocações físicas.
- Acessível e parametrizável: a falha mais comum em todos os processos de transformação organizacional é a incapacidade de evangelização e capacitação das equipas. Integra facilmente com o panorama tecnológico existente, e permite uma adaptação aos diferentes tipos de utilizadores.
- Resiliente e à prova do futuro: garanta que inclui mais valias modernas de índole analítica, que seja Cloud, com integração de ferramentas de automação, reconhecimento de caracteres e Inteligência Artificial que aumentem as capacidades da sua equipa e de manutenção simples e descomplicada.
- Democrática, ao ser uma ponte de comunicação clara e transparente entre clientes e equipa, onde todos possam aceder de forma autónoma a qualquer documentação sem necessitar da intervenção de outros, em qualquer momento ou lugar.
Está na hora de começar uma nova etapa…
