Sabe quanto tempo perde uma empresa a organizar, ordenar e separar documentos para o lançamento contabilístico? A procurar um documento específico em várias capas? E a esclarecer dúvidas com o cliente?
A resposta a todas estas perguntas é: Demasiado!
Com o elevado ritmo da tecnologia e a evolução digital, surgem inúmeros benefícios e novas oportunidades digitais que permitem um maior acesso a informações com maior rapidez.
Hoje em dia, já é possível ter soluções que oferecem vantagens diárias ao nível da economização de tempo, de custos e na agilidade do tratamento de informação.
O Arquivo Digital surge como uma solução para colocar o ponto final a estes problemas do dia-a-dia das empresas e escritórios de Contabilidade, para que nunca mais percam tempo ou dinheiro.
Mas afinal o que é o Arquivo Digital?
O Arquivo Digital é um serviço de repositório digital que permite guardar, gerir, encontrar e partilhar qualquer documento da sua empresa de forma rápida, simples e segura.
Com um sistema de Arquivo Digital é possível aceder a um portal com toda a informação do seu negócio, desde dados fiscais, faturação, guias de transporte, notas de crédito, e eliminar a procura por documentos e papel.
E quais são as vantagens para as empresas com o Arquivo digital?
Toda a documentação contabilística passa a estar num único lugar e todos os documentos ao seu alcance com alguns cliques, permitindo-lhe classificar, processar e gerir todos esses documentos em segundos.
Acumular documentos em papel significa gastar o seu tempo e dos seus colaboradores em manter tudo organizado ou à procura desses documentos, o que o impede de usar o seu tempo em tarefas mais produtivas e úteis.
Com um Arquivo Digital, é possível gerir de forma mais eficiente, produtiva e com qualidade todos os seus documentos e processos de negócio.
As suas informações ficam seguras, em conformidade com as normas e obrigações legais, recuperáveis e preservadas em segurança – o que não acontece quando são guardadas em papel, onde podem desaparecer, perder-se, ou ser vítimas de fatores externos (como roubos ou incêndios), que levam à perda irrecuperável de documentação essencial.
A simplificação do acesso e disponibilização da informação guardada num Arquivo Digital face a um arquivo tradicional baseado em papel, é outras das suas relevâncias, resultando na diminuição de tempo gasto à procura de informação e também na sua organização. Com um Arquivo digital é possível ter acesso a toda a informação em horário real, evitando a acumulação e sobrecarga de trabalho em períodos mais críticos e permitindo um atendimento mais completo e personalizado aos. seus clientes.
Outra questão muito importante, é a de redução dos custos associados à manutenção de um arquivo em papel, desde os gastos com o próprio papel, a impressora, os toners ou tinteiros, os clips, os agrafos, as pastas e os armários.
Para além disso, o fator ecológico. O seu escritório passa a ser amigo do ambiente, e a contribuir diretamente para um Planeta mais verde e saudável!
É essencial para as empresas conseguirem manterem-se focadas, operacionais, seguras e eficientes em qualquer lugar. São essas características que lhes permitem prestar um serviço de maior proximidade e valor aos seus clientes, transformando-se em parceiros estratégicos de negócios, oferecendo informações valiosas para a gestão das suas empresas.
PS. Sabia que também é possível fazer a correspondência automática dos documentos com o seu software de contabilidade evitando assim perda ou duplicação de informação e de trabalho? Saiba mais aqui.
