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O que é e quais são as vantagens da Implementação de um sistema de Arquivo Digital para PMEs?

Sabe quanto tempo perde uma empresa a organizar, ordenar e separar documentos para o lançamento contabilístico? A procurar um documento específico em várias capas? E a esclarecer dúvidas com o cliente? 

A resposta a todas estas perguntas é: Demasiado! 

Com o elevado ritmo da tecnologia e a evolução digital, surgem inúmeros benefícios e novas oportunidades digitais que permitem um maior acesso a informações com maior rapidez. 

Hoje em dia, já é possível ter soluções que oferecem vantagens diárias ao nível da economização de tempo, de custos e na agilidade do tratamento de informação. 

 O Arquivo Digital surge como uma solução para colocar o ponto final a estes problemas do dia-a-dia das empresas e escritórios de Contabilidade, para que nunca mais percam tempo ou dinheiro. 

Mas afinal o que é o Arquivo Digital? 

Arquivo Digital é um serviço de repositório digital que permite guardar, gerir, encontrar e partilhar qualquer documento da sua empresa de forma rápida, simples e segura. 

Com um sistema de Arquivo Digital é possível aceder a um portal com toda a informação do seu negócio, desde dados fiscais, faturação, guias de transporte, notas de crédito, e eliminar a procura por documentos e papel. 

E quais são as vantagens para as empresas com o Arquivo digital? 

Toda a documentação contabilística passa a estar num único lugar e todos os documentos ao seu alcance com alguns cliques, permitindo-lhe classificar, processar e gerir todos esses documentos em segundos. 

Acumular documentos em papel significa gastar o seu tempo e dos seus colaboradores em manter tudo organizado ou à procura desses documentos, o que o impede de usar o seu tempo em tarefas mais produtivas e úteis.

Com um Arquivo Digital, é possível gerir de forma mais eficiente, produtiva e com qualidade todos os seus documentos e processos de negócio. 

As suas informações ficam seguras, em conformidade com as normas e obrigações legais, recuperáveis e preservadas em segurança – o que não acontece quando são guardadas em papel, onde podem desaparecer, perder-se, ou ser vítimas de fatores externos (como roubos ou incêndios), que levam à perda irrecuperável de documentação essencial.

A simplificação do acesso e disponibilização da informação guardada num Arquivo Digital face a um arquivo tradicional baseado em papel, é outras das suas relevâncias, resultando na diminuição de tempo gasto à procura de informação e também na sua organização. Com um Arquivo digital é possível ter acesso a toda a informação em horário real, evitando a acumulação e sobrecarga de trabalho em períodos mais críticos e permitindo um atendimento mais completo e personalizado aos. seus clientes. 

Outra questão muito importante, é a de redução dos custos associados à manutenção de um arquivo em papel, desde os gastos com o próprio papel, a impressora, os toners ou tinteiros, os clips, os agrafos, as pastas e os armários. 

Para além disso, o fator ecológico. O seu escritório passa a ser amigo do ambiente, e a contribuir diretamente para um Planeta mais verde e saudável! 

É essencial para as empresas conseguirem manterem-se focadas, operacionais, seguras e eficientes em qualquer lugar. São essas características que lhes permitem prestar um serviço de maior proximidade e valor aos seus clientes, transformando-se em parceiros estratégicos de negócios, oferecendo informações valiosas para a gestão das suas empresas. 

Descubra como é que a solução de Arquivo Digital do Bizdocs pode ajudar o seu negócio a crescer em segurança!

PS. Sabia que também é possível fazer a correspondência automática dos documentos com o seu software de contabilidade evitando assim perda ou duplicação de informação e de trabalho? Saiba mais aqui.

Integração Automatizada

O Bizdocs é compatível com os principais sistemas de contabilidade e gestão, permitindo uma integração imediata e sem disrupção. Os processos habituais entre si e a sua contabilidade podem ser automatizados, permitindo que, por exemplo, faturas sejam classificadas e lançadas sem intervenção humana – e com menos erros e atrasos.