Arquivo Digital Legal de Faturas em PDF e de Documentos Digitalizados
Sabia que já pode (e deve) fazer arquivo digital de todas as faturas em pdf, enviadas e recebidas por e-mail, de forma legal e todas num único lugar?
Enquadramento Legal
Decreto-lei n.o 28/2019 de 15 de fevereiro;
Ofício-circulado n.o 30 213, de 01/10/2019;
Despacho no 8/2022-XXIII, de 13/12, do SEAF.
De acordo com os diplomas acima,
De acordo com despacho nº 8/2022-XXIII, de 13/12 de 2022, do SEAF, a partir de 01 de Janeiro de 2023, todas as faturas em PDF, emitidas por programas certificados e enviadas e recebidas por e-mail, com ou sem assinatura digital qualificada, são consideradas como faturas processadas por via eletrónica, para efeitos fiscais, nos termos do artigo 12º do Decreto-Lei nº 28/2019 e do artigo 10º do artigo 36º do CIVA.
De acordo com o Decreto-Lei nº 28/2019, as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, emitidos e recebidos por via eletrónica devem ser conservados, sem alterações, por ordem cronológica de emissão e receção, exclusivamente em formato eletrónico e durante o período mínimo de 10 anos, se outro prazo não resultar de legislação especial.
O Bizdocs Arquiva por si!
A excelente notícia, para todos os utilizadores do Arquivo Digital Bizdocs, é o facto de que no momento do envio do e-mail para os seus clientes, com as suas faturas em PDF (com ou sem assinatura digital), pode simplesmente adicionar em Cc: o endereço inbox.arquivodigital@bizdocs.mobi e automaticamente, faremos por si, o Arquivo Digital LEGAL no Bizdocs.
Da mesma forma, quando receber e-mails dos seus fornecedores com faturas em PDF em anexo, poderá de forma simples e imediata encaminhar as mesmas para o e-mail inbox.arquivodigital@bizdocs.mobi e já está, o Bizdocs fará por si o Arquivo Digital Legal dessas faturas.
No caso de receber e-mails com Links para as faturas, utilize a funcionalidade Print-to-Bizdocs e o resto já sabe, o Bizdocs faz por si.
Como aderir já ao Bizdocs e começar a fazer Arquivo Digital Legal?
Se é um Gabinete/ Empresa de Contabilidade
Fale já com a sua Empresa de Informática
Com a ajuda do seu parceiro de informática poderá implementar o Arquivo Digital Bizdocs, com ou sem integração automática com o seu SW de Contabilidade ou ERP, e começar a fazer Arquivo Digital Legal de Faturas em PDF e de Documentos Digitalizados em poucas horas.
Se é uma Micro ou PME, com Contabilidade Externa
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Através do seu Gabinete de Contabilidade e do parceiro de informática do mesmo, pode subscrever o Arquivo Digital Bizdocs e começar a fazer Arquivo Digital Legal de Faturas em PDF e de Documentos Digitalizados em poucas horas.
Se é uma Empresa com Contabilidade Interna
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Com a ajuda do seu parceiro de informática poderá implementar o Arquivo Digital Bizdocs, com ou sem integração automática com o seu SW de Contabilidade ou ERP, e começar a fazer Arquivo Digital Legal de Faturas em PDF e de Documentos Digitalizados em poucos dias.
Os diplomas legais, anteriormente referidos, resumem-se nos seguintes factos:
De acordo com o Despacho nº8/2022-XXIII, a partir de 01 de Janeiro de 2023, as faturas em PDF, emitidas por programas certificados e enviadas e recebidas por e-mail, com ou sem assinatura digital qualificada, são consideradas como faturas processadas por via eletrónica, para efeitos fiscais, nos termos do artigo 12º do Decreto-Lei nº 28/2019 e do artigo 10º do artigo 36º do CIVA.
De acordo com o Decreto-Lei nº 28/2019, as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, emitidos e recebidos por via eletrónica devem ser conservados, sem alterações, por ordem cronológica de emissão e receção, exclusivamente em formato eletrónico e durante o período mínimo de 10 anos, se outro prazo não resultar de legislação especial.
É legalmente admissível a digitalização de documentos e a destruição dos originais, mediante:
1) A Existência de um Arquivo Digital que implemente a execução de controlos que garantam a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento;
2) A realização do exercido do direito à dedução do IVA de acordo com artigo 44.o n.o 4 do CIVA.
Para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais.
Prazo de Conservação: durante 10 anos (sem prejuízo de prazo especial).
De acordo como DL 28/2019 o Arquivo Eletrónico das Faturas em PDFs deverá assegurar os seguintes aspetos:
a) A execução de controlos que assegurem a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento;
b) A execução de funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados;
c) A recuperação dos dados em caso de incidente;
d) A reprodução de cópias legíveis e inteligíveis dos dados registados.
É ainda de extrema importância referir que é passível que, em qualquer momento, a AT possa comprovar nas instalações dos Sujeitos Passivos, bem como nas instalações dos Escritórios de Contabilidade, a conformidade do sistema de Arquivo Eletrónico utilizado com os requisitos legalmente exigidos, nos termos estabelecidos no Regime Complementar do Procedimento de Inspeção Tributária e Aduaneira, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 413/98, de 31 de dezembro, na sua redação atual.
Em resumo,
Em conclusão,
O Bizdocs tem total integração da tecnologia QR Code
Beneficie da tecnologia de QR Code para facilitar a leitura e correspondência de faturas (documentos digitalizados com os lançamentos), verificar lançamentos automáticos, fazer a separação de faturas e detectar duplicados.
Acrescente ainda mais rapidez ao fluxo de trabalho com o Scanner Bizdocs, que lê os QR Code por si.