Perguntas frequentes
Legalidade
SIM, o Arquivo Digital é Legal:
O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro passou precisamente a regular e a permitir que as faturas e documentos fiscalmente relevantes em formato de papel pudessem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico, com o valor probatório dos documentos originais.
É possível efetuar a destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel após a digitalização dos documentos de acordo com os requisitos e condições definidas legalmente, e implementadas pelo Arquivo Digital Bizdocs.
Para as faturas recebidas de fornecedores, essa destruição só deve efetuada após se ter sido exercido o direito à dedução do IVA. O que diz o decreto-lei sobre esta situação:
Artigo 23.º
Arquivo eletrónico dos documentos
1 – Os documentos referidos no artigo anterior que se apresentem em formato papel podem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico.
(…)
4 – A destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel apenas pode ocorrer após assegurados os controlos descritos nos números anteriores e, quando se trate de faturas de aquisição de bens ou serviços, após ter sido exercido o direito à dedução, se for o caso, e efetuado o registo referido no n.º 4 do artigo 44.º do Código do IVA.
5 – Para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais.
Preço e facilidade de implementação
O Arquivo Digital Bizdocs é muito simples de implementar. Pode começar de imediato a utilizar com o seu próprio gabinete e verificar como funciona e a entender os seus benefícios.
De seguida planeie em conjunto com a sua empresa de assistência técnica como dar os próximos passos. Selecione um grupo de entre 5 a 10 clientes no primeiro mês e implemente de forma progressiva medindo o impacto no o dia-a-dia de forma a adaptar os seus processos.
Pelo que registamos dos nossos clientes, a simplicidade de utilização do Arquivo Digital Bizdocs permite uma evolução e adaptação natural e rápida dos utilizadores do seu escritório dos seus clientes.
No espaço de uma semana pode ter 3 a 5 empresas clientes a funcionar.
É possível que em 3 meses possa ter várias dezenas de clientes a funcionar. Com planeamento e com a ajuda da empresa que lhe dá assistência informática pode chegar a 100 empresas clientes em apenas 3 meses.
Gestão de documentos com o cliente
O dono do arquivo contabilístico físico é SEMPRE o seu cliente. Durante um período de tempo os escritórios de contabilidade guardam os documentos em nome dos seus clientes devolvendo-os ao fim de um tempo determinado que poder ser um ano ou mais.
O dono do Arquivo DIGITAL também é o seu cliente, mas neste caso o arquivo fica do lado do cliente desde o primeiro momento. O contabilista acede aos documentos para proceder ao seu tratamento e contabilização, num espaço de arquivo do seu cliente. Na área reservada do portal de cliente.
O Arquivo Digital Bizdocs é acessível através de um Portal On-Line seguro. Este Portal tem duas áreas. A área do Contabilista, que tem acesso a todos os clientes e a área reservada de cada cliente.
Cada cliente acede à sua área reservada com o seu username e password próprios.
Neste Portal o gabinete pode colocar documentos em nome do cliente, na sua área reservada e proceder à sua contabilização ou aceder aos documentos colocados pelo seu próprio cliente.
Todos os documentos ficam sempre acessíveis e pesquisáveis pelo gabinete e pelo cliente.
O Gabinete pode ainda arquivar pelo cliente outros documentos não contabilísticos em pastas específicas do cliente, como contratos, certidões, relatórios e mapas contabilísticos e financeiros, guias, etc.
Para ter um arquivo digital legal, em cumprimento com a Lei, deve garantir que o mesmo está em Conformidade com a legislação de desmaterialização de documentos e processamento de faturas (DL 28/2019).
O Decreto-Lei 28/2019 veio permitir que os documentos fiscalmente relevantes – faturas, documentos de transporte, recibos ou outros documentos de conferência de mercadorias ou de prestação de serviços – que se apresentem em formato papel possam ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico, estando assim criadas as condições para a total desmaterialização de documentos.
Não tem de lançar obrigatoriamente à mão. Para as contabilidades que precisam de fechar o mês antes da disponibilização do e-fatura, existe um add-on de OCR que faz a extração automática dos dados fiscalmente relevantes independentemente da existência de QR-Code.
O Arquivo Digital do Bizdocs tem uma funcionalidade nova de deteção de duplicados que está a ser lançada esta semana durante o evento.
Com o recurso ao QR-Code e a outros algoritmos avançados criamos uma funcionalidade que permite a identificação de documentos duplicados, independentemente da forma como entraram no Bizdocs ou em que estado estão no fluxo de processamento.
Documentos XML e PDF
Quando recebe por e-mail uma fatura em PDF, com uma assinatura digital, esse documento digital é o ORIGINAL!
Se imprimir esse documento e o arquivar fisicamente, estará a arquivar uma cópia e não o original. Se devolver as pastas de arquivo físico aos seus clientes com impressões de cópias em vez de originais estará a infringir a lei.
Então, sendo a fatura original um documento eletrónico a mesmo tem obrigatoriamente de ser armazenada num arquivo digital que cumpra os requisitos legais conforme o DL 28/2019.
Quando recebe por e-mail uma fatura em PDF, com uma assinatura digital, esse documento, digital é o ORIGINAL!
Se imprimir esse documento e o arquivar fisicamente, estará a arquivar uma cópia e não o original. Se devolver as pastas de arquivo físico aos seus clientes com impressões de cópias em vez de originais estará a infringir a lei.
Então, sendo a fatura original um documento eletrónico a mesmo tem obrigatoriamente de ser armazenada num arquivo digital que cumpra os requisitos legais conforme o DL 28/2019.
Sim, qualquer fatura em PDF Assinado pode ser armazenada no Arquivo Digital Bizdocs. O arquivo de XML’s será suportado brevemente.
Algumas empresas enviam documentos com resumos de faturas em que no mesmo PDF existem vários documentos que, em função da decisão do contabilista poderão ter de ser contabilizados separadamente.
Para ajudar neste processo o Arquivo Digital Bizdocs identifica a/s faturas nessa situação e disponibiliza a uma funcionalidade para clonar automaticamente o documento em tantas faturas quantos os QR-Codes existentes no PDF.
Desta forma não precisa de digitalizar ou de duplicar o documento várias vezes. Com esta funcionalidade avançada ganha muito tempo e produtividade evitando ter de importar ficheiros múltiplas vezes para os casos em que existem múltiplos documentos fiscalmente relevantes no mesmo PDF.
QR-Code e produtividade
O Bizdocs faz o uso inteligente do Q-Code nas faturas de muitas formas com o objetivo de acelerar a forma como se registam documentos:
Registo 1: Múltiplos Documentos
Registo 2: Múltiplos Documentos – Mantido o original
Registo 3: Clonado
Registo 4: QR-Code NIF cliente inválido
Registo 5: QR-Code NIF fornecedor inválido
Registo 6: QR-Code Formato AT inválido
Registo 7: QR-Code Valores inválidos
Registo 8: Duplicado
Registo 9: Duplicado – Parcial
Registo 10: Duplicado – Mantido o original
Registo 11: Descartado – Primavera Accounting Automation
Registo 12: Primavera Accounting Automation
Registo 13: Recibo Verde
Registo 14: Recibo Renda
Registo 15: Internacional
Registo 16: Retenção na fonte
Registo 17: NIF em falta
Registo 18: Não pertence à empresa
Registo 19: Protegido por palavra-passe
São os nossos clientes que medem este número. Temos casos de poupanças de 90%. Com planeamento e aconselhamento das melhores práticas por parte da sua empresa de assistência técnica também pode facilmente reduzir em 90% o seu tempo de registo de documentos.
O Arquivo Digital do Bizdocs tem uma funcionalidade nova de deteção de duplicados que está a ser lançada esta semana durante o evento.
Com o recurso ao QR-Code e a outros algoritmos avançados criamos uma funcionalidade que permite a identificação de documentos duplicados, independentemente da forma como entraram no Bizdocs ou em que estado estão no fluxo de processamento.
Algumas empresas enviam documentos com resumos de faturas em que no mesmo PDF existem vários documentos que, em função da decisão do contabilista poderão ter de ser contabilizados separadamente.
Para ajudar neste processo o Arquivo Digital Bizdocs identifica a/s faturas nessa situação e disponibiliza a uma funcionalidade para clonar automaticamente o documento em tantas faturas quantos os QR-Codes existentes no PDF.
Desta forma não precisa de digitalizar ou de duplicar o documento várias vezes. Com esta funcionalidade avançada ganha muito tempo e produtividade evitando ter de importar ficheiros múltiplas vezes para os casos em que existem múltiplos documentos fiscalmente relevantes no mesmo PDF.
Quando recebe por e-mail uma fatura em PDF, com uma assinatura digital, esse documento, digital é o ORIGINAL!
Se imprimir esse documento e o arquivar fisicamente, estará a arquivar uma cópia e não o original. Se devolver as pastas de arquivo físico aos seus clientes com impressões de cópias em vez de originais estará a infringir a lei.
Então, sendo a fatura original um documento eletrónico a mesmo tem obrigatoriamente de ser armazenada num arquivo digital que cumpra os requisitos legais conforme o DL 28/2019.
Digitalização de documentos
O Arquivo Digital Bizdocs agiliza de tal forma a relação diária entre os Gabinetes de Contabilidade e os seus Clientes, que flexibiliza totalmente a decisão de quem digitaliza ou introduz os documentos no Bizdocs.
O escritório de contabilidade tem toda a flexibilidade para decidir, cliente a cliente como quer trabalhar.
Pode ser o Gabinete a colocar os documentos no Arquivo Digital Bizdocs ou o cliente. Ou podem ser os dois com todo o controlo de acessos e segurança e rastreabilidade.
Conhecemos bem os problemas com a digitalização de talões em multifuncionais e scanners comuns.
Por isso desenvolvemos os nossos digitalizadores próprios que estão preparados com 6 configurações específicas sendo duas dedicadas a talões de restaurante, supermercados ou de combustíveis.
Nos nossos scanners tem a possibilidade de colocar vários talões ao mesmo tempo e de os digitalizar de uma só vez. O nosso Software trata de fazer a separação por si.
Quer descobrir sobre como o Arquivo Digital Bizdocs pode ajudar a sua empresa a aumentar a produtividade?
Entre em contacto...
O Bizdocs tem total integração da tecnologia QR Code
Beneficie da tecnologia de QR Code para facilitar a leitura e correspondência de faturas (documentos digitalizados com os lançamentos), verificar lançamentos automáticos, fazer a separação de faturas e detectar duplicados.
Acrescente ainda mais rapidez ao fluxo de trabalho com o Scanner Bizdocs, que lê os QR Code por si.