Perguntas e Respostas - Sessões Abertas
Especial Arquivo Digital Legal de Faturas em PDF!

Sessão - 10 janeiro 2023

As responsabilidades de deter um Arquivo Digital conforme a lei não é diferente da responsabilidade de deter um Arquivo Físico conforme a lei.

No entanto no caso de uma empresa usar um prestador de serviços que realiza organiza a contabilidade o mesmo deverá garantir que executa tais operações dentro da lei, quer se trate de arquivo físico ou digital.

Para estes casos atualmente existem duas possibilidades:

• Abrir o documento, realizar o download manual e utilizar as funcionalidades de Upload do Bizdocs
• Abrir o documento e utilizar a funcionalidade de Print to Bizdcos

Estamos a desenvolver funcionalidade de automatizar o download a partir dos links.

Relativamente à primeira parte da pergunta, a resposta é sim. Quanto à segunda a resposta é não. No entanto as duas estão interligadas visto que a possibilidade de poder enviar faturas em PDF por e-mail e de estas serem consideradas faturas eletrónicas pressupõe que tenham sido emitidas por software certificado.

Não. As pastas de documentos contabilizados são geradas automaticamente de acordo com o plano de arquivo previsto na lei e com a informação disponibilizada quando do lançamento contabilístico.

Os documentos são organizados automaticamente por Ano, Mês, Diário, Tipo de Documento.

A ligação é realizada usando a API (Application Program Interface) do Bizdocs. Cada SW terá a sua implementação própria que pode ser implementada por um parceiro certificado.

Não, a classificação contabilística, de acordo com o plano de contas, é gerada no SW de contabilidade e não no Bizdocs.

Sim, os dados do lançamento vêm do SW de contabilidade. Sempre que existe integração entre o Bizdocs e o SW de contabilidade a ligação é feita de forma automática.

Se não existir integração é também muito fácil e rápido copiar o número e diário do lançamento e data do documento para o Bizdocs e copiar o link do documento arquivado no Bizdocs, através de um botão próprio, para o SW de contabilidade ficando a ligação realizada.

O e-mail que se coloca é o inbox.arquivodigital@bizdocs.mobi. No Bizdocs definem-se que endereços de e-mail podem enviar anexos para o nosso arquivo Digital. É ainda possível aplicar regras automáticas de encaminhamento.

O tema que estamos a falar diz respeito ao arquivo Digital de faturas em PDF emitidas em recebidas por e-mail. Não obstante é possível também, e está previsto na lei, no DL 28/2019, que se possam digitalizar documentos e que estes tenham a mesma força probatória dos documentos em papel.

Neste contexto tem de ser criadas imagens (PDFs) do documento original e não apenas a leitura do QR-Code.

Assim, esses documentos podem ser digitalizados por via da nossa aplicação Mobile para Android e iOS e ainda usando os nossos digitalizadores com funcionalidades específicas para talões de supermercado, gasolina e restaurantes, incluindo os de grandes dimensões superiores a A4.

Não devem ser lançados quaisquer documentos sem o respetivo suporte documental, sob pena de perda de direito a dedução de IVA, entre outros potenciais problemas de incumprimento que advém do facto de se estarem a lançar documentos sem comprovativos e sem a verificação dos mesmos.

Desta forma os SWs de contabilidade devem implementar funcionalidades que identifiquem se os documentos / registos provenientes do e-fatura e do SAFT tem ou não documento comprovativo associado, em formato digital ou físico.

A funcionalidade de identificação da existência do comprovativo em formato digital é totalmente automatizável com o Arquivo Digital Bizdocs.

Ainda não. A atribuição, final, do diário é feita no momento do lançamento contabilístico, com ou sem integração. No Bizdocs podem-se organizar os documentos por diários de forma manual, para vários documentos ao mesmo tempo.
Está em fase de testes a funcionalidade de receber sugestão de diários para efeitos de organização do trabalho. O diário vinculativo é atribuído pelo lançamento no SW de contabilidade.

As informações de diário e mês de contabilização destinam-se a organizar o trabalho pela contabilidade. Para que possa decidir a que “montinho” de documentos se vai dedicar em primeiro lugar, nomeadamente para realizar as tarefas de controlo de qualidade e posterior priorização dos lançamentos na contabilidade. O Arquivo dos documentos vai ser realizado em função do dados do respetivo lançamento contabilístico.

Temos muitos Clientes com TOC-Online a utilizar o Bizdocs. Para estes casos atualmente existem duas possibilidades:

• Abrir o documento, realizar o download manual e utilizar as funcionalidades de Upload do Bizdocs
• Abrir o documento e utilizar a funcionalidade de Print to Bizdcos

Estamos a desenvolver funcionalidade de automatizar o download a partir dos links.

O Bizdocs arquiva o documento, recebe os inputs do lançamento contabilístico e junta a informação. É possível, e desejável que a informação esteja lado a lado e é assim que de facto funciona. Nos SWs de contabilidade existe sempre o Link na linha do lançamento para visualizar o documento no Arquivo Digital. Não obstante quem não tiver acesso ao SW de contabilidade pode consultar sempre os documentos no Bizdocs, inclusive pelo número de lançamento.

Sim, o Bizdocs permite uma grande variedade de pesquisas locais, “Inbox”, “Em processamento”, “Contabilizados” e ainda em todo o Bizdocs de forma Global.

De facto, o mesmo DL 28/2019, prevê que um documento digitalizado e arquivado, de acordo com os requisitos legais, tem a mesma força probatória do documento original em papel, podendo o mesmo ser destruído.

A ligação a cada SW é realizada usando a API (Application Program Interface) do Bizdocs. Cada SW terá a sua implementação própria que pode ser implementada por um parceiro certificado.

Não. É possível digitalizarmos todas as faturas que nos chegam em papel, de acordo com o mesmo DL 28/2019, que prevê que um documento digitalizado e arquivado, de acordo com os requisitos legais, tem a mesma força probatória do documento original em papel, podendo o mesmo ser destruído.

O Bizdocs é vendido por uma rede de parceiros que implementam SWs de gestão e de contabilidade. Fale com o seu parceiro de informática.

A subscrição Standard do Bizdocs permite fazer upload de 50 ficheiros de cada vez com até 10MB cada um.

O objetivo do Bizdocs é de que todas as faturas vão sendo Arquivadas à medida que sejam criadas (emitidas) ou recebidas e que não se tenha de esperar pelo fim do mês para as arquivarem.

De qualquer modo se tiver uma necessidade especial estaremos disponíveis para ajudar.

Sessão - 11 janeiro 2023

A partir de janeiro de 2023, todas as faturas em PDF enviadas e recebidas por e-mail, são consideradas por lei faturas eletrónicas e como tal tem de ter Arquivo Digital obrigatoriamente.

A lei aplica-se a todos os documentos fiscalmente relevantes.

A lei aplica não especifica esse tema. Não obstante ser possível, em termos de produtividade e de custos, não se justifica ter dois tipos de arquivo, um em Papel e outro Digital.

A lei de que estamos a falar aplica-se ao envio de faturas em PDF por e-mail entre empresas e não diz respeito a consumidores finais.

No entanto, também já é possível, desde o final de dezembro, que os comerciantes aderentes disponibilizem faturas por e-mail aos consumidores que subscrevam o serviço no ePortugal, para receberem faturas por e-mail.

No caso de ser uma empresa a receber essa fatura, de um restaurante, num e-mail, o seu arquivo apenas deve ser digital.

O Arquivo Digital é implementado nos escritórios de contabilidade e nas empresas com contabilidade interna por empresas de informática especializadas na vanda e suporte aos SWs de faturação e de gestão. Por favor entrem em contato com os vossos parceiros informáticos.

As empresas com contabilidade externa devem pedir ajuda ao seu parceiro informático e ao seu escritório de contabilidade.

Está a ser implementado esse registo que será disponibilizado com urgência na próxima release.

O tema que estamos a tratar diz respeito às faturas eletrónicas em PDF. No caso das faturas eletrónicas (EDI) à administração pública, deveremos a usar os serviços das empresas especialistas em fatura eletrónica EDI.

As faturas digitalizadas devem ficar no formato standard PDF e serem arquivadas num numa plataforma que cumpra com os requisitos do DL 28/2019.

A lei aplica não especifica esse tema. Não obstante ser possível, em termos de produtividade e de custos, não se justifica ter dois tipos de arquivo, um em Papel e outro Digital.

Não imediatamente após a digitalização. Mas após cumpridos os requisitos do DL 28/2019 implementados pelo Bizdocs pode. Nomeadamente após o seu lançamento contabilístico e a sua associação. Assim é possível digitalizarmos todas as faturas que nos chegam em papel, de acordo com o mesmo DL 28/2019, que prevê que um documento digitalizado e arquivado, de acordo com os requisitos legais, tem a mesma força probatória do documento original em papel, podendo o mesmo ser destruído depois de exercido o direito a dedução do IVA, quando se aplique.

A associação automática utiliza diversos recursos tecnológicos incluindo de Inteligência Artificial e Aprendizagem de Máquina. Sempre que exista QR-Code o processo será mais simples, quando não existe pode demorar mais tempo para ter uma performance acima dos 80%. Fazemos o nosso melhor para melhorarmos todos os dias.

Não imediatamente após a digitalização. Mas após cumpridos os requisitos do DL 28/2019 implementados pelo Bizdocs pode. Nomeadamente a pós o seu lançamento contabilístico e a sua associação. Assim é possível digitalizarmos todas as faturas que nos chegam em papel, de acordo com o mesmo DL 28/2019, que prevê que um documento digitalizado e arquivado, de acordo com os requisitos legais, tem a mesma força probatória do documento original em papel, podendo o mesmo ser destruído depois de exercido o direito a dedução do IVA, quando se aplique.

Exato, cada cliente tem a sua área privada, o seu e-mail e a sua Inbox no Bizdocs.

No caso dos escritórios de contabilidade, os seus utilizadores terão visibilidade de todos os documentos enviados para contabilização pelos clientes, separados por cliente. É ainda possível ao cliente partilhar a sua Inbox com o escritório de contabilidade.

O que a lei diz é o seguinte: A destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel apenas pode ser efetuada quando estejam assegurados os requisitos e controlos previstos na lei.

Quando se trate de faturas que titulem a aquisição de bens ou serviços, a destruição dos originais apenas pode ocorrer após ser exercido o direito à dedução, quando aplicável, e efetuado o registo referido no n.o 4 do artigo 44.o do Código do IVA.

Não. O que estamos a tratar é do arquivo legal de Faturas em PDF emitidas e recebidas por e-mail entre empresas. Desta forma é obrigatório o arquivo eletrónico legal dos PDFs enviados e recebidos dado os mesmos titularem-se como faturas eletrónicas, com ou sem assinatura digital.

Temos de arquivar todos os documentos de vendas que se intitulem como faturas eletrónicas, nomeadamente os documentos de vendas que enviamos por e-mail em PDF.

A associação pode ser sempre realizada de forma manual ou automática. No caso se se utilizar a automática sugerimos sempre contabilizar primeiro compras, vendas incluindo recibos e posteriormente operações diversas e bancos. O Bizdocs tentará associar os documentos automaticamente e indicará os que não foram passiveis de automatizar, permitindo uma fácil associação manual.

Sim. É possível digitalizarmos todas as faturas que nos chegam em papel, de acordo com o mesmo DL 28/2019, que prevê que um documento digitalizado e arquivado, de acordo com os requisitos legais, tem a mesma força probatória do documento original em papel, podendo o mesmo ser destruído.

Existem dois conceitos a separar

• Arquivo de Faturas em PDF, enviadas e recebidas por e-mail.
• Digitalização de documentos recebidos em papel.

A não destruição dos papeis enquanto existir o direito à dedução apenas se aplica ao ponto 2) Digitalização de documentos recebidos em papel.

Logo, no que diz respeito ao arquivo de faturas em PDF enviadas e recebidas por e-mail, essa condição não se aplica.

É isso mesmo. Todas as empresas que enviem e recebam por e-mail Faturas em PDF, tem de ter obrigatoriamente um Arquivo Digital em conformidade com a Lei.

Pode. A associação do número de lançamento pode ser feita de forma manual e a criação da ligação no SW de Contabilidade também pode ser criada de forma manual no Bizdocs. Temos muitas empresas a usar desta forma. No entanto o ideal é utilizarem um SW que integre automaticamente.

Os documentos são arquivados no Bizdocs pelas diversas formas de carregamento. E-mail, Digitalizador, App Mobile, Print to Bizdocs, Upload, Multifuncional.

Pode fazer:

• Lançamentos manuais a partir das imagens já dentro do Bizdocs, com grande produtividade, sem ter de abrir PDFs;
• Associação automática aos lançamentos previamente criados pela importação do SAFT e e-fatura;
• Geração automática dos dados da fatura usando a inteligência artificial do Bizdocs para extrair os campos obrigatórios.

Em conjugação com tudo isto deverá utilizar as ferramentas do seu SW de contabilidade para criar lançamentos padrão para os seus fornecedores e clientes, tendo sempre em conta que deve garantir a conformidade do lançamento com o conteúdo dos documentos.

Os documentos recebidos em papel, devem ser digitalizados, sem necessidade de numeração e classificação e contabilização prévia. Depois de estarem no Bizdocs terá disponível um conjunto de ferramentas para organizar digitalmente o trabalho de registo e contabilização e numeração interna com base apenas na imagem.
Os PDFs recebidos não precisam de ser numerados. A plataforma faz esse registo interno. A classificação (contas de lançamento) não precisa de ser feita no documento. Apenas no SW de contabilidade. No fim tudo fica integrado.

Podem-se definir nomes de documentos, mas o Bizdocs não necessita dessa informação e no final do processo todos os documentos são renomeados automaticamente com base no numero único de lançamento.

A ligação a cada SW é realizada usando a API (Application Program Interface) do Bizdocs. Cada SW terá a sua implementação própria que pode ser implementada por um parceiro certificado.
No caso do PHC está em curso o seu desenvolvimento.

A ligação a cada SW é realizada usando a API (Application Program Interface) do Bizdocs. Cada SW terá a sua implementação própria que pode ser implementada por um parceiro certificado.

O Bizdocs já integra nativamente com Primavera via PAA e SAGE for Accountants

O Bizdocs possui ferramentas para ajudar na com faturas da EDP, Via verde a afins, onde as mesmas muitas vezes são resumos de faturas com diversos emitentes.

Além disso, como o lançamento é sempre feito do lado do SW de contabilidade tem sempre a possibilidade de ver o documento digital linkado ao lançamento e realizar as alterações às contas que necessitar de acordo com as funcionalidades do SW de contabilidade.

Não é obrigatória a ligação direta ao sistema de contabilidade para usufruir do Arquivo Legal.

Sessão - 12 janeiro 2023

Não é obrigatória nem necessária a existência de API para a receção de e-mails por parte do Bizdocs.

Não. É possível utilizar o Bizdocs para diversas funcionalidades após ter o documento no Bizdocs, nomeadamente:
Isto é, depois de ter os documentos arquivados no Bizdocs pelas diversas formas de carregamento. E-mail, Digitalizador, App Mobile, Print to Bizdocs, Upload, Multifuncional.

Pode fazer:

• Lançamentos manuais a partir das imagens já dentro do Bizdocs, com grande produtividade, sem ter de abrir PDFs;
• Associação automática aos lançamentos previamente criados pela importação do SAFT e e-fatura;
• Geração automática dos dados da fatura usando a inteligência artificial do Bizdocs para extrair os campos obrigatórios e lançar no ERP, utilizando lançamentos padrão e com possibilidade de ajuste das contas pré-definidas no SW de contabilidade.

Se a pergunta for relativamente aos lados do emissor e recetor, a resposta é a seguinte:

• Quem emite faturas em PDF e as envia por e-mail aos clientes, tem de ter Arquivo Digital.
• Quem recebe faturas em PDF enviadas por e-mail pelos fornecedores, tem de ter Arquivo Digital.
• Quem não quiser ter Arquivo Digital pode:
• Se for recetor, exercer o direito legal, de acordo com o DL 28/2019, de não aceitar faturas eletrónicas dos fornecedores e solicitar o seu envio em papel;
• Se for emissor, pode simplesmente enviar por correio em papel.

Não. Apenas os e-mails cadastrados no Bizdocs para o efeito o podem fazer. Podemos criar um e-mail específico para receber os as faturas dos nossos fornecedores e fazer o reencaminhamento deste para o Bizdocs

Depende do e-mail que está a ser usado pelo SW de faturação para enviar os e-mails aos clientes. Terá de ser visto caso a caso. O Bizdocs apenas recebe e-mails de endereços cadastrados no mesmo. Por defeito será usado o e-mail da conta Bizdocs.

Qualquer desses documentos pode ser associado ao Bizdocs. Se a associação automática não for possível, a mesma pode sempre ser feita manualmente, arquivando primeiro o documento no Bizdocs e depois lançando a partir da imagem usando a funcionalidade de lançamento manual. Desta forma terá o Arquivo Legal de todos os documentos associados aos lançamentos contabilísticos.

O termo arquivo está a ser usado para guardar o documento no Bizdocs. E isso apenas se faz uma vez. O que acontece é que esse arquivo passa a Arquivo LEGAL após o lançamento contabilístico

A associação automática dos documentos no Bizdocs aos lançamentos contabilísticos pré-existentes é feita com base em diversos campos das faturas. Nomeadamente são identificadas várias exceções, como NIFs inválidos, AT-CUDS incorretos ou inexistentes, e ainda a existência de necessidades de lançamentos especiais como retenções na fonte.

Quase tudo pode ser feito em lote. A utilização do tratamento em lote vai depender da ação que estiver a fazer em cada momento.

Os nossos digitalizadores são instalados num PC, mas podem ser usados de forma autónoma do PC.

Existem duas soluções para este caso:

• O SW de faturação adiciona os anexos ao PDF e o Bizdocs trata tudo como uma fatura.
• Pode Arquivar a fatura primeiro no Bizdocs, usando a funcionalidade de juntar páginas pode adicionar o anexo e depois partilhar o PDF com o anexo com o seu cliente usando a funcionalidade de partilha por e-mail.

Para estes casos atualmente existem duas possibilidades:

• Abrir o documento, realizar o download manual e utilizar as funcionalidades de Upload do Bizdocs
• Abrir o documento e utilizar a funcionalidade de Print to Bizdcos

Estamos a desenvolver funcionalidade de automatizar o download a partir dos links

Existe a possibilidade de a qualquer momento, qualquer utilizador, incluindo o cliente do gabinete, de poder realizar as seguintes ações;

• Organizar os documentos por diários;
• Adicionar etiquetas
• Na ação de enviar para a contabilidade pode também identificar o diário e o centro de custo

Sim. A ligação é realizada usando a API (Application Program Interface) do Bizdocs. Cada SW terá a sua implementação própria que pode ser implementada por um parceiro certificado.

Este é tema que diz respeito ao negócio, gestão comercial, compras ou contas a pagar. Com a fatura em formato digital podem-se criar todos os mecanismos de controlo inclusivamente de alteração de preços.

Para tal, estamos a desenvolver a funcionalidade de leitura de todas as linhas dos documentos que será disponibilizada brevemente.

O número de utilizadores depende das necessidades de cada empresa. Cada utilizador tem um e-mail associado e cada conta de empresa tem por defeito dois e-mails para receber faturas diretamente de fornecedores ou do seu SW de faturação.

No Bizdocs temos 6 formas de carregar documentos, nomeadamente;

• E-mail;
• Digitalizador Mobi ONE e TT;
• App Mobile;
• Print-to-Bizdocs;
• Upload;
• Multifuncional (via pasta partilhada ou e-mail).

Qualquer destas 6 formas pode ser usada de acordo com as necessidades e especificidades dos documentos. Por exemplo, para talões sugerimos usar a App mobile se forem poucos de cada vez, ou então os nossos scanners que podem digitalizar dezenas por minuto com alimentador automático, incluindo talões de supermercado com mais de 1 metro.

É sempre possível anexar a encomenda à fatura, usando a funcionalidade de “Juntar”, antes associar o PDF ao documento na contabilidade. Também será possível ser ligada a encomenda ao ERP, desde que o ERP chame a API do Bizdocs para o efeito.

A ligação a cada SW é realizada usando a API (Application Program Interface) do Bizdocs. Cada SW terá a sua implementação própria que pode ser implementada por um parceiro certificado.
No caso do PHC está em curso o seu desenvolvimento.

Os nossos parceiros Primavera poderão fazer a apresentação da solução.

A ligação a cada SW é realizada usando a API (Application Program Interface) do Bizdocs. Cada SW terá a sua implementação própria que pode ser implementada por um parceiro certificado.
No caso da Eticadata está previsto o seu desenvolvimento.

A ligação a cada SW é realizada usando a API (Application Program Interface) do Bizdocs. Cada SW terá a sua implementação própria que pode ser implementada por um parceiro certificado.

A associação é feita de duas formas, dependendo se existe integração ou não com o SW de Contabilidade.
• Sem Integração: No momento do lançamento é introduzido no Bizdocs o número de lançamento, a data do documento e o diário.
• Com Integração: O diário é comunicado ao Bizdocs de forma automática.

Sim, o cliente do gabinete, ou um utilizador qualquer que coloca faturas no Bizdocs pode fazer essa organização na Inbox, antes de enviar para contabilização.

O Bizdocs é vendido por uma rede de parceiros que implementam SWs de gestão de contabilidade. São os mesmos que vendem os nossos digitalizadores. Por favor fale com o seu parceiro de informática.

Os nossos Digitalizadores são um opcional, não é um item obrigatório. Podem usar as Multifunções e os restantes métodos de carregamento que não tem custo adicional.

No Bizdocs temos 6 formas de carregar documentos, nomeadamente;

• E-mail;
• Digitalizador Mobi ONE e TT;
• App Mobile;
• Print-to-Bizdocs;
• Upload;
• Multifuncional (via pasta partilhada ou e-mail).

Qualquer destas 6 formas pode ser usada de acordo com as necessidades e especificidades dos documentos. Por exemplo, para talões sugerimos usar a App mobile se forem poucos de cada vez, ou então os nossos scanners que podem digitalizar dezenas por minuto com alimentador automático, incluindo talões de supermercado com mais de 1 metro.

Terão de ter uma solução de Arquivo Legal que cumpra com o DL 28/2019.

A lei aplica não especifica esse tema. Não obstante ser possível, em termos de produtividade e de custos, não se justifica ter dois tipos de arquivo, um em Papel e outro Digital.

Estamos quase a lançar uma plataforma com vários recursos de apoio à utilização. Não obstante, por favor falem sempre com o vosso parceiro de software para o primeiro apoio.

Pode fazer download e imprimir como qualquer documento no seu computador. No entanto recomendamos que evite de o fazer.

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