Em tempos de pandemia e distanciamento social, torna-se cada vez mais importante manter em alta o diálogo eficaz e cordial em todas as circunstâncias do dia a dia.
Contudo, é preciso sistematizar estas práticas, levando-as para muito para além dos e-mails, telefonemas e reuniões, mesmo que remotas.
É aqui que surge, com toda a intensidade, a importância de um plano de comunicação.
Se a empresa é incapaz de se estabelecer uma relação próxima com as pessoas, certamente terá problemas,ainda mais neste cenário atual, onde a falta de encontros presenciais nem sempre é totalmente suprida pela sofisticação tecnológica.
Uma medida altamente recomendável para dar início a este processo é compreender de que forma o público externo se conecta à sua empresa, assim como a reputação a mesma conseguiu construir até aqui.
Após chegar a estas respostas, que podem ser obtidas com a ajuda de ferramentas online facilmente encontradas hoje no mercado, os profissionais da casa ou terceirizados responsáveis pela comunicação corporativa têm nas mãos dados preciosíssimos para seguir em frente com este trabalho.
Mas como elaborar, de facto, o plano de comunicação?
Confira os 5 passos para a criação dessa estratégia que certamente vai mudar a forma de o seu escritório interagir com os seus clientes, principalmente em momentos de crise.
1. Faça uma auto-análise
O primeiro passo para desenvolver um plano de comunicação destinado ao seu Escritório de Contabilidade é analisar o estado da sua atuação nesta área, para a deteção objetiva daquilo que está a correr bem ou mal.
As perguntas cruciais neste momento são:
- Qual é o nível de credibilidade do seu negócio perante os seus clientes?
- Como é que a sua empresa é vista por eles?
Estas questões podem revelar indícios quanto à ausência de uma comunicação efetiva e, ao mesmo tempo, ajudam a identificar o comportamento do público-alvo.
A partir daí, fica mais fácil descobrir as melhores maneiras de chegar até ele. Contudo, certamente haverá mais de um modo de fazê-lo. Você poderá recolher esses dados diretamente com o cliente, seja por e-mail, telefone ou, caso julgue necessário, WhatsApp.
2. Defina o seu objetivo
Antes de iniciar o seu plano de comunicação, é necessário saber a direção final. Portanto, estabelecer o seu principal objetivo com a elaboração da estratégia em si é essencial para que todas as próximas ações sejam efetivas.
Mais do que nunca, os profissionais de Contabilidade precisam de entender as necessidades dos seus clientes e comunicar com estes de forma clara.
Certamente não quererá que o seu cliente o considere perdido neste momento, certo? Então, nada melhor do que se antecipar e procurar saber mais sobre ele. Como a crise afetou o seu negócio; quais são os seus principais problemas atuais e que expectativas tem com relação ao futuro próximo?
Neste momento totalmente atípico, várias empresas foram afetadas pela estagnação económica e procuram soluções para se reerguer.
Mas lembre-se, antes de serem empresas, os seus clientes são pessoas, e necessitam de auxílio também neste nível. A comunicação mostra o melhor caminho a seguir para oferecer o seu apoio em todas as situações.
3. Defina a linguagem a ser utilizada
Tanto a comunicação interna como a externa requerem uma linguagem adequada. Basicamente, a empresa deve estudar cada perfil de cliente e ter em atenção o nível de formalidade ou informalidade do conteúdo divulgado.
Em primeiro lugar, o público-alvo deve identificar-se automaticamente com a linguagem escolhida, detalhe extremamente decisivo para o sucesso de toda a estratégia. É necessário destacar ainda que o formato precisa de ser adaptado conforme o canal utilizado.
Reuniões online, as famosas videochamadas, por exemplo, costumam carregar uma linguagem mais direta e menos rígida. Mesmo assim, isso também varia de acordo com o perfil do cliente a ser abordado — mesmo que seja por via de uma rede social.
4. Determinação dos canais de comunicação
Nem tudo se resume às redes sociais. Mas, sem dúvida, o Escritório de Contabilidade deve ter pelo menos uma página no Facebook (ou Instagram o Linkedin, dependendo do seu público) e um canal no YouTube. Esses canais ajudam muito a diversificar a comunicação. No caso da gravação de vídeos, muita gente prefere ouvir a ler, e vice-versa.
Mas existem ainda outras formas de dialogar com o público-alvo.
No caso da crise que enfrentamos, por exemplo, um vídeo com informações ao cliente, a mostrar que a empresa vai seguir com suas operações e continua disponível para prestar serviços com o mesmo valor em home office é, sem dúvida, bastante importante para dar segurança e gerar ainda mais confiabilidade nos serviços prestados.
5. Definição de prazos
Também é necessário ter em mente que os resultados do plano de comunicação não surgem da noite para o dia. Assim como qualquer outro planeamento, o projeto de remodelação da comunicação deve contemplar diferentes metas em diferentes momentos.
Deste modo, convém determinar quais serão os objetivos a alcançar no curto prazo. Evidentemente, existem metas que só serão alcançadas após períodos mais longos.
O ponto crucial é montar uma linha cronológica que discrimine os resultados previstos. Com essa estimativa, é possível corrigir possíveis falhas antecipadamente, sem comprometer todo o projeto.
Mas lembre-se: as ações e objetivos devem estar sintonizados entre si, exibindo uma coesão ao longo de todo o período de cumprimento do plano de comunicação. Isso aponta para a necessidade de monitorização constante do processo.
Ao observar todos os elementos aqui abordados, agora terá todas as ferramentas necessárias para avançar na direção certa e aperfeiçoar a comunicação com os seus clientes.
Roberto Dias Duarte
Roberto Dias Duarte é conselheiro da Omie (Brasil), Fortes Tecnologia (Brasil) e Latourrette Consulting (Portugal), Advisor na Darwin Capital (Brasil) e professor.
Conheça o seu blog: www.robertodiasduarte.com.br
Artigo original disponível em: https://www.robertodiasduarte.com.br/o-que-as-empresas-de-servicos-profissionais-devem-fazer-para-prosperar/
