O trabalho do profissional de um Escritório de Contabilidade pode ser repetitivo, maçador e demasiado burocrático. Ao lidar com documentos, atas, tabelas e outros arquivos, sejam estes digitais ou em papel, o contabilista gasta tempo que poderia ser usado de forma mais estratégica.
Por isso, neste artigo, falamos sobre a automatização de processos e o seu papel na otimização do tempo dos colaboradores de um Escritório de Contabilidade.
A tecnologia ao serviço da eficiência da sua empresa
A tecnologia tem sido a grande aliada de milhões de empresas em todo o mundo, tendo também sido uma importante ferramenta para diminuir os custos dos Escritórios de Contabilidade, aumentando, ao invés, a sua eficiência e resultados.
Sendo um trabalho essencialmente presencial e documental, a Contabilidade gera uma carga imensa de informações que precisam de ser sistematizadas, organizadas, disponibilizadas, publicadas e hierarquizadas. A lida manual de todos esses dados custa tempo e pode ocupar uma grande parte do dia de um profissional de Contabilidade, prejudicando a eficiência do Escritório.
Contudo, os Escritórios de Contabilidade não são apenas empresas burocratas. Há determinantes tais como o poder de decisão, experiência e até mesmo um grau de subjetividade que não podem ser replicados por máquinas – pelo menos por enquanto.
Mas como é que os colaboradores do seu Escritório de Contabilidade podem ter poder de ação e de decisão se estão constantemente a executar tarefas manualmente? Deixar um trabalho exclusivamente burocrático e repetitivo para um Contabilista num Escritório de Contabilidade significa desperdiçar tempo e recursos humanos valiosos.
A automatização do seu Escritório de Contabilidade pode ser mais simples do que imagina. O primeiro passo é selecionar um software de gestão especializada na administração de Escritórios de Contabilidade. Opte por programas de empresas que conhece e confia, com certificações de segurança, dados criptografados e constantes processos de inovação em soluções.
Esses programas costumam ser comercializados no formato Saas – Software as a Service: a sua empresa pode ou não pagar uma taxa de implementação/migração e depois pagar taxas mensais para a manutenção do sistema no Escritório. Normalmente, o valor é calculado de acordo com a quantidade de colaboradores que a empresa possui.
Com os dados na cloud, estes programas oferecem uma sólida segurança de dados, não comprometem a estrutura informacional de seu Escritório, visto que utilizam servidores on-line, e permitem que os colaboradores trabalhem a partir de qualquer lugar com acesso à Internet. Com a nova tendência do “home office”, juntar a automatização ao teletrabalho pode ser uma excelente combinação.
Como é que a automatização pode otimizar o tempo dos seus colaboradores?
Os softwares de gestão para Escritórios de Contabilidade acompanham as exigências legais e estão em constante inovação para que possam atender à procura dinâmica deste mercado. Uma das prioridades desses programas é a otimização do tempo e do trabalho dos colaboradores, e isso acontece principalmente das seguintes formas:
Organização de processos de gestão
A automatização dos Escritórios de Contabilidade promove uma maior organização dos processos, sem que seja necessária uma intervenção humana para isso. À medida que os colaboradores realizam suas tarefas, os sistemas atualizam automaticamente o status das ações, permitindo aos funcionários desempenhar novas atividades no mínimo de tempo possível.
Deste modo, o Escritório tem maior controlo sobre os processos dos seus clientes, em tempo real. Sendo gestor ou proprietário de um Escritório de Contabilidade, terá uma visão ampla e atualizada do que cada colaborador está a executar, para qual cliente, qual o prazo para terminar uma tarefa e se há obstáculos que precisem de ser superados para a conclusão dessa tarefa ação.
Com esta organização, os colaboradores podem trabalhar de uma maneira mais autónoma, sem depender das ordens dos líderes diretos ou de coordenadores de setor, realizando balancetes, notas fiscais e outras atividades de forma digital em tempo recorde.
Menor risco de perda ou extravio de dados
Um problema recorrente no trabalho de um Escritório de Contabilidade (pouco ou não-automatizados) é a perda e o extravio de informações e documentos. Como muitos destes arquivos têm validade legal, a perda de um documento de um cliente pode representar um prejuízo significativo para ambas as partes.
Os sistemas de automatização para os Escritórios de Contabilidade evitam esses erros ao promover uma transmissão unificada das informações. Além disso, permite o acesso aos dados apenas por colaboradores autorizados e pelos seus gestores, de forma a que o trabalho com estes documentos seja mais seguro e eficiente.
Menos erros na execução de práticas rotineiras
Atividades burocráticas e repetitivas, além de manterem o seu colaborador ocupado por muito tempo, também o induzem a cometer erros involuntários. Isto é muito comum, por exemplo, quando o funcionário está a preencher um documento manualmente, adicionando cada um dos dados e aplicando as fórmulas no Excel.
Os softwares de automação têm como uma das suas principais funções realizar o preenchimento automatizado de tabelas, documentos, notas e balancetes. Atendendo aos parâmetros pré-definidos e arquivos já registados, o sistema faz todas essas ações em frações de segundo, mantendo um registo atualizado para que o colaborador veja o que foi feito, caso queira verificar.
Relatórios e indicadores
A otimização promovida por softwares dessa natureza não se manifesta apenas sobre o trabalho do colaborador, mas também sobre a própria gestão de Recursos Humanos. Com a automação, o software irá gerar relatórios e indicadores sobre o desempenho dos colaboradores. Isso permite às lideranças entender melhor as forças e fraquezas de cada funcionário.
Desta forma, será possível executar as ações necessárias, como uma promoção, uma advertência, ou uma capacitação, mediante as informações constantes nos relatórios.
Roberto Dias Duarte
Roberto Dias Duarte é conselheiro da Omie (Brasil), Fortes Tecnologia (Brasil) e Latourrette Consulting (Portugal), Advisor na Darwin Capital (Brasil) e professor.
Conheça o seu blog: www.robertodiasduarte.com.br
Artigo original disponível em: https://www.robertodiasduarte.com.br/automatizacao-de-processos-na-otimizacao-de-tempo-dos-colaboradores-de-escritorio-de-contabilidade/
