A entrada em vigor do Decreto-Lei 28/2019, trouxe a validação legal para a digitalização de documentos fiscais relevantes, deixando de ser obrigatório guardar o arquivo em papel durante 10 anos e permitindo eliminar legalmente as montanhas de papéis que fazem parte do dia a dia de muitos Escritórios de Contabilidade.
Para apoiar neste processo de desmaterialização nos escritórios de Contabilidade, já existem soluções tecnológicas de Arquivo Digital – como o Bizdocs! – que garantem conformidade legal e permitem agilizar o processo de tratamento e arquivo dos documentos essenciais para o seu trabalho assim como a Digitalização Automática dos mesmos.
O que é a Digitalização Automática de Documentos?
A Digitalização automática é a forma como consegue transformar documentos em papel em documentos digitais, seja através de um scanner, de uma impressora multi-funções, ou até através de uma fotografia tirada diretamente com o telemóvel.
Este processo de digitalização permite carregar automaticamente os seus documentos para um sistema de pastas, devidamente organizados e classificados consoante a sua natureza (recibos, faturas, guias, …), e agilizando todo um processo que até agora era demorado, manual e baseado em papel.
Como é que implementar um processo de Digitalização Automática de Documentos vai ajudar o seu escritório de Contabilidade?
Poupança de Tempo
É um dos principais benefícios: poupe tempo para realizar outras tarefas que entreguem valor acrescentado aos seus clientes. As horas que gasta a organizar, procurar documentos, processar e inserir dados são reduzidas ao tempo de tirar uma fotografia com o telemóvel ao documento para que este fique automaticamente disponível seu Arquivo Digital, e não tenha que se preocupar mais.
Maior eficiência no seu processo
Para além de poupar tempo, ganhe eficiência com a automatização de processos baseados em papel e manuais. Processos manuais estão sempre suscetíveis a enganos, mas com a digitalização automática dos documentos fiscais evitará erros que poderia cometer caso fizesse todo o tratamento e lançamento de forma manual.
Redução de espaço físico e mais organização
Se os documentos passam a estar digitalmente arquivados, num sistema em conformidade com a lei, não necessita de continuar a guardar esses documentos em papel, permitindo-lhe eliminar os armários e pastas que precisa para manter o seu arquivo físico e manter um ambiente de trabalho mais livre e organizado.
Saiba sempre onde está o documento
… E nunca mais perca tempo à procura de um documento entre montes de pastas: a informação que precisa passa a estar disponível em dois ou três cliques. Poderá pesquisar pelo nome do cliente, tipo de documento, número de identificação fiscal ou até dos valores da fatura. Para além disso, consegue aceder a todos os dados onde quer que esteja e através de um telemóvel, computador ou tablet.
Receba e partilhe informações com facilidade e rapidez
Já não precisa de estar constantemente à espera de que lhe cheguem todas faturas e recibos dos seus clientes. Com a digitalização dos seus processos, o seu cliente consegue carregar diretamente, e em tempo real, todos os seus documentos (por exemplo, com uma simples fotografia tirada do telemóvel), de forma a que fiquem automaticamente partilhados com o seu Contabilista. Da mesma forma, se precisar de partilhar algum documento com os seus clientes, o documento está disponível para que o encontre e partilhe, apenas com quem quiser.
Extração de dados para lançamento contabilístico disponível em segundos
A digitalização dos seus processos contabilísticos e a manutenção de sistema de Arquivo Digital permite-lhe classificar, processar e gerir todos os documentos contabilísticos sem depender de papéis e de forma automática. Em tempo real pode receber os documentos dos seus clientes, com a extração dos dados relevantes para o lançamento contabilístico a ficar disponível em segundos para serem validados e contabilizados.
Total Segurança das Informações
A encriptação blindada de última geração e os níveis de acesso totalmente parametrizáveis, fazem com que os seus documentos em formato digital estejam exclusivamente disponíveis para quem deles necessita. Se acrescentarmos que os servidores onde se encontra armazenada a informação estão equipados com sistemas de segurança biométricos e debaixo de vigilância 24 horas por dia, depressa concluirá que todos os seus documentos estão em boas mãos.
Redução do impacto ambiental
A redução da manutenção de um arquivo em papel, os gastos com o próprio papel, com a impressora, os toners ou tinteiros, os clips, os agrafos, as pastas e os armários, são fatores ecológicos a ter em conta. O seu escritório de Contabilidade passa a ser amigo do ambiente, e a contribuir diretamente para um Planeta mais verde e saudável!
Digitalizador Integrado para o carregamento automático de documentos
Para digitalizar os documentos de forma mais eficiente, deve optar por digitalizador que se integre com a sua solução de Arquivo Digital. Desta forma, ao mesmo tempo que está a digitalizar todos os seus papéis, também os está a carregar na plataforma: tudo com apenas um toque!
Soluções como o digitalizador Bizdocs, para além de estar completamente integrado com a solução de Arquivo Digital Cloud, é capaz de ler faturas, recibos e talões de diferentes tamanhos e formatos, corrigir a qualidade e orientar os documentos automaticamente para a sua posição original (para que não tenha que se preocupar com a forma como os coloca no digitalizador), criar PDFs leves e totalmente pesquisáveis e ainda está equipado com tecnologia de leitura de QR Code, tudo isto para que digitalizar os seus documentos em papel não tenha de ser uma dor de cabeça.
A redução de custos, o aumento da produtividade, e a poupança de tempo que pode aproveitar para realizar tarefas mais consultivas para o seu cliente permitirá ao seu escritório de Contabilidade estar adaptado às novas mudanças da tecnologia e manter-se relevante num mercado cada vez mais competitivo.
