Nada justifica, atualmente, as pilhas de papel e o espaço que elas ocupam nas nossas empresas e mesmo em nossa casa.
Com a entrada em vigor a 15 de fevereiro de 2019 do Decreto-Lei 28/2019, que permite a digitalização legal de documentos contabilísticos, as empresas deixaram de ter a obrigação legal de guardar todas as suas faturas em papel.
Um dos objetivos principais do DL 28/2019 é a “simplificação legislativa e conferir uma maior segurança jurídica aos contribuintes”, criando condições que incentivam a desmaterialização de documentos nas empresas portuguesas, e a adoção de soluções de Arquivo Digital, deixando de existir a obrigatoriedade legal de guardar faturas em papel durante um período de 10 anos.
A adoção de soluções de Arquivo Digital de documentos, trazem um conjunto de benefícios que vêm facilitar o trabalho dos Contabilistas no que toca a:
- Ajudar no cumprimento das obrigações fiscais,
- Facilidade de acesso aos documentos de todos os clientes, de forma rápida e onde quer que esteja,
- Ganhar velocidade na contabilização de documentos e separação por tipo de documento e cliente,
- Aumentar a produtividade de toda a equipa, permitindo eliminar todo o tempo gasto a procurar, organizar e processar montanhas de papel,
- Manter segurança dos dados,
- Partilhar e receber documentos de forma imediata, apenas com quem quiser,
- Eliminar as pastas e armários cheio de papel
- Desmaterializar todos os documentos de trabalho e o processamento de faturas, em conformidade com a lei.
No entanto, existem obrigações e normas legais com as quais o seu Arquivo Digital deve estar em conformidade, nomeadamente:
- Preservação em condições de acessibilidade e legibilidade, sem restrições, a todo o tempo;
- Existência de controlos de integridade;
- Abrangência dos dados que sejam necessários à reconstituição e verificação pela AT.
E para além das normas legais, o Arquivo Digital legal deve assegurar também a acessibilidade e legibilidade pela AT, através de:
- Funções ou programas para acesso controlado aos dados;
- Funções ou programas permitindo a exportação de cópias exatas para suportes ou equipamentos correntes no mercado;
- Documentação, apresentada sob forma legível, que permita a sua interpretação.
Um sistema de armazenamento de dados, como por exemplo Google Drive, Dropbox ou um Disco rígido, não são consideradas um Arquivo Digital Legal porque não garantem a segurança dos dados, não sincronizam com os softwares de contabilidade, e não garantem o cumprimento da lei e das exigências da administração fiscal para a desmaterialização dos documentos.
O DL 28/2019 trouxe a validação legal que faltava para permitir às empresas e escritórios de contabilidade desmaterializarem os seus documentos e processos, que trará impactos diretos na redução dos custos que têm com o cumprimento das obrigações fiscais.
Com um Arquivo Digital, passa a ter um sistema de organização prático e de acesso imediato às pastas de cada cliente e dos seus documentos, a qualquer momento, em qualquer lugar, ao mesmo tempo que elimina custos com a manutenção de arquivos físicos e com material de escritório.
Estes são apenas alguns dos requisitos presentes nesta lei, importando sublinhar aqui o ponto mais importante: o Bizdocs cumpre todos eles, permitindo que possa eliminar quase todo o papel na sua empresa com a segurança de saber que está em conformidade com a lei.
A adoção de um sistema de arquivo digital de documentos para o seu dia a dia, é apenas o início de um novo posicionamento no mercado do seu negócio.
